بهبود روش های کاری

بحران‌ها چگونه به بهبود روش های کاری کمک می‌کنند؟

مدیران و رهبران سازمان باید از فرصت‌هایی بحران‌ها ایجاد می‌کنند برای بهبود روش های کاری خود استفاده کنند.

وجود بحران‌هایی مانند شیوع ویروس کرونا و تحریم‌ها با وجود مشکلاتی که دارند، می‌توانند فرصت‌های زیادی برای کسب‌وکارهای مختلف ایجاد کنند. مدیران و رهبران نیز باید بتوانند از این فرصت‌ها استفاده کنند و با تدبیر و پاسخ‌های موثر به اهداف خود برسند. امروزه با گسترش شیوع ویروس کرونا، افراد زیادی مجبور شدند که به صورت دورکاری وظایف خود را انجام دهند. این اتفاق باعث شده است که الگوهای کاری و سبک ارتباطات تیم‌ها دچار بحران شود.

ما فرصت‌های مناسبی نیز ایجاد شده است که افراد با استفاده از آن می‌توانند روش های کاری خود را ارزیابی و روش‌های جدید را که منافع بلند‌مدتی دارند جایگزین کنند. در ادامه مقاله نکاتی درباره اثربخشی و بهبود روش های کاری در زمان بحران ارائه می‌کنیم.

همچنین بخوانید: «توسعه چابکی؛ مهم‌ترین شرط پایداری در مقابل بحران»

۱- اهداف و نقش‌ها را با جزئیات مرور کنید – بهبود روش های کاری

تیم‌هایی که الگوهای کاری خود را به صورت ناگهانی تغییر می‌دهند؛ برای مثال محل کار خود را از حالت متمرکز به حالت پراکنده تغییر می‌دهند باید اهداف و نحوه انجام وظایف افراد را با جزئیات مرور کنند و نقش هرکدام از آن‌ها را درک کنند.

۲- اهداف و نقش‌های سازمان را شفاف کنید

ایجاد برخی تغییرات مانند دورکاری، علاوه بر این که باعث بهبود روش های کاری می‌شود این فرصت را برای تیم‌ها فراهم می‌کند که مطمئن شوند افراد تیم، اهداف، نقش‌ها و اهمیت کارهای خود را در به دست آوردن نتایج لازم درک می‌کنند. علاوه بر این موارد شفاف‌سازی نقش افراد درون سازمان به افراد تیم‌ها کمک می‌کند تا بدانند زمانی که به مدیر دسترسی ندارند، به کدام همکار خود می‌توانند مراجعه کنند. در حقیقت این افزایش ارتباطات بین افراد گروه باعث هم‌بستگی آن‌ها می‌شود.

برخی بحران‌های مختل‌کننده مانند ویروس کرونا وظایف جدید و پر‌رقابتی را در کسب‌وکارها ایجاد می‌کنند. به همین علت مدیران برای بهبود روش های کاری باید به صورت منظم اهداف را در سطح تیمی و فردی شفاف کنند تا افراد تیم بتوانند بر اولویت‌های اصلی تمرکز کنند. بهتر است همیشه به لیست وظایف خود توجه کنید تا متوجه شوید چه کسانی وظایف مهمی را برعهده گرفته‌اند. بنابراین زمانی که تغییری در اولویت‌ها ایجاد می‌کنید مطمئن شوید که این کار با همه افراد تیم به اشتراک گذاشته می‌شود.

بهبود روش های کاری

بهبود روش های کاری

۳- به مهارت‌ها و ظرفیت‌های افراد بیشتر دقت کنید

امروزه به دلیل تغییراتی که در کسب‌وکارها ایجاد شده است بسیاری از افراد نقش‌های متفاوتی در تیم‌ها و پروژه‌های مختلف دارند. در زمان بحران و بی‌ثباتی احتمال اینکه تغییرات یک پروژه از قبل پیش‌بینی نشوند زیاد است و ممکن است بر پروژه‌های دیگر نیز تاثیر بگذارد. بنابراین اگر می‌خواهید تاثیرات آن را کاهش دهید باید ظرفیت‌ها و مهارت‌های افراد را بشناسید.

از آن‌جایی که هنگام بحران‌ها افراد وظایف بیشتری را برعهده می‌گیرند، ممکن است توانایی مدیریت کارهای خود را نداشته باشند. اگر در این شرایط آن‌ها را تنها بگذارید استرس بیشتری می‌گیرند و بازدهی آن‌ها کمتر می‌شود. بنابراین برای بهبود روش های کاری به افراد بگویید که می‌توانند برای مدیریت زمان از شما کمک بگیرند.

گاهی‌اوقات نیز تغییر اولویت‌ها به جذب منابع جدید نیاز دارد. برای مثال زمانی که به تخصص کارشناس برای ارزیابی تغییرات زنجیره تامین یا یک متخصص بازاریابی برای کشف موثرترین روش روانه‌سازی محصول به بازار در زمان تعطیلی نمایشگاه‌ها نیاز دارید، به سختی می‌توانید افراد جدید را با اهداف سازمان هماهنگ کنید و بین آن‌ها و افراد قدیمی شرکت هم‌بستگی و اعتماد ایجاد کنید. برای بهبود روش های کاری توجه داشته باشید این کار زمانی که افراد به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند چالش‌های بیشتری را ایجاد می‌کند. بنابراین باید زمان مناسبی را به معرفی رسمی و تمرکز بر مشخصات فردی و حرفه‌ای اختصاص دهید.

۴- زمانی را به تعاملات بین فردی اختصاص دهید

برای بهبود روش های کاری زمانی که افراد مجبور به دورکاری می‌شوند ممکن است احساس تنهایی داشته باشند. این احساس باعث کاهش بهره‌وری آن‌ها می‌شود. گاهی‌اوقات مدیرانی که تجربه کافی را برای مدیریت کارکنان از راه دور و به صورت مجازی ندارند، استرس زیادی می‌گیرند. بنابراین مدیران برای رفع این چالش باید تلاش کنند زمان‌هایی را به تعاملات بین فردی اختصاص دهند.

۵- به همه افراد تیم توجه کنید

همه مدیران در تیم خود افرادی را انتخاب می‌کنند تا زمانی که دچار استرس شدند از آن‌ها کمک بگیرند. این کار منطقی است. در صورتی که نتایج برخی تحقیقات نشان می‌دهند مدیران ممکن است افرادی را که جلب توجه نمی‌کنند فراموش کنند. این افراد به اطلاعات و منابع کمتری در دسترس دارند. بنابراین شانس کمتری برای تاثیرگذاری خواهند داشت.

اگر می‌خواهید با این مشکل مقابله کنید و به بهبود روش های کاری کمک کنید، باید یک لیست همراه با عکس همه افراد تیم تهیه کنید و هنگام کار آن را مقابل چشم خود قرار دهید. این کار به شما کمک می‌کند تا تصمیم‌های هوشمندانه‌ای برای تخصیص مسئولیت‌ها بگیرید.

۶- جلسات را به صورت منظم برگزار کنید

برای بهبود روش های کاری مدت زمان مشخصی را به برگزاری جلسه اختصاص دهید تا افراد حتی به صورت مجازی دور هم جمع شوند. توجه داشته باشید جلساتی که از قبل تنظیم نشدند، ریسک فراموش کردن افرادی که مقابل چشم نبودند یا به علت مشغله‌های زیاد در جلسه شرکت نکردند را افزایش می‌دهد.

 علاوه بر این کار می‌توانید زمان مشخصی را برای گفت‌وگوهای غیر‌کاری و احوال‌پرسی شخصی در نظر بگیرید. این کار باعث تقویت حس همدلی بین افراد تیم می‌شود. به عنوان مدیر سازمان قوانینی را در مشخص کنید که افراد به جای انتظار برای تبادل نظر در جلسه، بتوانند با یکدیگر تماس بگیرند.

برای بهبود روش های کاری بهتر است به جای ایمیل از رسانه‌های هم‌زمان مانند ویدئوکنفرانس‌ها استفاده کنید. ارتباطات هم‌زمان باعث تقویت روحیه افراد می‌شود و به آن‌ها اجازه می‌دهد که احساسات یکدیگر را  درک کنند. این رسانه‌ها فضای مناسبی را برای مطرح کردن اثربخش ایده‌های مختلف فراهم می‌کنند و کیفیت تصمیم‌گیری را بالا می‌برند.

۷- از محیط کاری یکدیگر اطلاع داشته باشید

کار کردن در منزل باعث می‌شود حواس افراد پرت شود. بنابراین ممکن است سوتفاهم‌هایی ایجاد شود. اگر افراد از محیط کاری همکاران خود اطلاع داشته باشند، بهتر می‌توانند رفتارهای یکدیگر را درک کنند. این در صورتی است که بیشتر تیم‌ها شناخت و آشنایی با شرایط یکدیگر را نادیده می‌گیرند؛ زیرا تصور می‌کنند این کار بی‌ارزش است و باعث هدر رفتن زمان آن‌ها می‌شود.

برای بهبود روش های کاری در ابتدای هر پروژه افراد را تشویق کنید تا محل کار و شرایط خود را با همکاران به اشتراک بگذارند و صداهای احتمالی مانند پارس سگ، صدای کودکان و… را به اطلاع سایر افراد برسانند. هدف از این کار درک شرایط و محدودیت‌های افراد است. توجه داشته باشید که بحران‌ها باعث ایجاد آشوب در سازمان می‌شوند. اما اگر تدابیر مناسبی داشته باشید می‌توانید از این فرصت‌ها استفاده کنید تا روش‌های کاری خود را ارزیابی و آن‌ها را با روش‌های جدید که منافع بلند‌مدتی دارد جایگزین کنید.

همچنین بخوانید: «رهبران چگونه می‌توانند چشم‌انداز روشنی درباره بحران های آینده سازمان داشته باشند؟بهبود روش های کاری»

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *