راه‌های نظارت بر عملکرد کارکنان + نکات کاربردی

استفاده از روش‌های صحیح نظارت بر عملکرد کارکنان، یک سازمان را به اهداف خود نزدیک‌تر می‌کند.

نظارت بر عملکرد کارکنان جایگاه مهمی در فرآیند مدیریت یک سازمان و هدایت آن به سمت موفقیت دارد. نظارت بر عملکرد کارکنان خیلی کار ساد‌ه‌ای نیست و به همین دلیل ممکن است مدیران تازه‌کار با چالش‌هایی در این بخش مواجه شوند.

استفاده از روش‌های صحیح برای نظارت بر عملکرد کارکنان به مدیران کمک می‌کند تا با قدردانی از عملکردهای مثبت و اصلاح عملکردهای ضعیف، باعث بهبود عملکرد کارکنان شوند و در نتیجه کل سازمان به اهداف خود نزدیک‌تر شود.

روش‌های صحیح نظارت بر عملکرد کارکنان سازمان

در این بخش، روش‌های صحیح نظارت بر عملکرد کارکنان را بررسی می‌کنیم تا مدیران تازه‌کار و کم‌تجربه بتوانند از چالش‌های این کار عبور کنند و کارمندان خود را به سمت رسیدن به اهداف سازمانی هدایت کنند.

هر یک از این روش‌ها، مزایا و معایب خاص خود را دارند و مدیران باید با توجه موارد مختلف مانند تعداد کارمندان، نوع فعالیت آن‌ها و… یکی از این روش‌ها را انتخاب کنند. روش‌های صحیح نظارت بر عملکرد کارکنان عبارت‌اند از:

۱- نظارت مستقیم و حضوری

نظارت مستقیم و حضوری یکی از موثرترین راه‌های نظارت بر عملکرد کارکنان است و به این معنا است که مدیر به صورت مستقیم با کارکنان در ارتباط است و عملکرد آن‌ها را بررسی، بازبینی و کنترل می‌کند؛ یعنی مدیر مشاهده می‌کند که یک کارمند وظیفه خود را به درستی انجام می‌دهد یا خیر.

مدیران ناظر در این روش اطلاعات زیادی درباره عملکرد افراد به دست می‌آورند. این روش به‌ویژه برای زمان‌هایی مفید است که یک کارمند برای انجام دادن کاری مشکل دارد و به نتیجه لازم نمی‌رسد. در این صورت مدیر می‌تواند نظارت مستقیم بر عملکرد او داشته باشد تا مشکل کار او را پیدا کند.

۲- گزارشات مستمر

یکی دیگر از روش‌های نظارت بر عملکرد کارکنان این است که مدیر از کارمندان خود بخواهد تا به‌صورت مستمر به او گزارش دهند. در این روش کارمندان باید به مدیر بگویند چه فعالیت‌هایی را انجام دادند، چه نتایجی دریافت کردند و تا چه حد توانستند انتظارات سازمان را برآورده کنند. مدیران نیز باید با دقت به حرف‌های کارمندان گوش دهند، عملکرد آن‌ها را قضاوت کنند و سوالات احتمالی خود را بپرسند.

روش‌های ارتباطی بین کارمندان و مدیر می‌تواند به دلخواه خودشان باشد و برای مثال از طریق یک شماره تماس مستقیم با یکدیگر در ارتباط باشند یا از اپلیکیشن‌های مختلف استفاده کنند.

۳- استفاده از ابزارهای خود نظارتی

استفاده از ابزارهای خود نظارتی مانند اپلیکیشن‌های مختلف، چک‌لیست‌ها و… یکی دیگر از روش‌های نظارت بر عملکرد کارکنان است. در این روش کارمندان باید اقدامات خود را یادداشت کرده و بررسی کنند که چه میزان از وظایف مشخص‌شده در یک پروژه را انجام داده‌اند و چه میزان از انتظارات سازمان را برآورده کرده‌اند. سپس در فواصل زمانی مشخص، گزارشی از عملکرد خود و نتایج به‌دست‌آمده به مدیر ارائه دهند.

۴- بررسی تصادفی

در این روش مدیر ناظر به صورت تصادفی برخی از کارهای کارمندان را بررسی می‌کند. برای مثال اگر وظیفه یک کارمند بازاریابی تلفنی است، تماس‌های او را ضبط می‌کند و بعدا به صورت تصادفی به یکی از آن‌ها گوش می‌دهد. منطق این روش این است که یک مدیر نمی‌تواند بر تمام کارهای یک کارمند نظارت داشته باشد؛ اما می‌تواند به صورت تصادفی کارهای او را بررسی کند.

نظارت بر عملکرد کارکنان

نظارت بر عملکرد کارکنان

نکات کاربردی نظارت بر عملکرد کارکنان

۱- هدف از نظارت بر عملکرد کارکنان، بهبود فعالیت آن‌ها است؛ از طرفی، تا زمانی که از ضعف‌های کارکنان خبر نداشته باشید، نمی‌توانید عملکرد آن‌ها را بهبود دهید. در نتیجه یکی از نکات مهم در زمینه نظارت بر عملکرد کارکنان، شناسایی الگوهای رفتاری و عملکرد کارکنان و تشخیص نقاط ضعف آن‌ها است.

۲- مقایسه عملکرد کارکنان با یکدیگر کار بسیار اشتباهی است و باعث سرخوردگی آن‌ها می‌شود. مدیران کم‌تجربه و تازه‌کار این کار را زیاد انجام می‌دهند و از عواقب آن آگاه نیستند. مدیران باید استانداردهای عملکردی را در سازمان ایجاد کنند و عملکرد هر یک از کارکنان را به صورت مستمر و دقیق با این استانداردها مقایسه کنند.

۳- مقایسه کارمندان با یکدیگر کار اشتباهی است؛ اما مدیران باید افراد لایق و کارآمد را الگوی سازمان قرار دهند و با اشاره غیر مستقیم به آن‌ها، نقشه راهی را برای دیگر کارمندان ایجاد کنند تا آن‌ها هم بتوانند عملکرد خود را بهبود دهند.

۴- مدیران باید به صورت منظم و مستمر بر عملکرد کارکنان خود نظارت داشته باشند تا این کار، اتفاقی غیر‌عادی و مرموز برای آن‌ها تلقی نشود.

۵- بهتر است که کارکنان را هم در امر نظارت بر عملکردشان مشارکت دهید. برای مثال فرم‌های خود‌ارزیابی به آن‌ها بدهید یا نسخه‌ای از ارزیابی عملکرد گذشته آن‌ها را در اختیارشان قرار دهید تا با نقاط ضعف و قوت خود آشنا شوند. این کار به آن‌ها کمک می‌کند تا نقاط قوت خود را در همان سطح نگه دارند و حتی تقویت کنند و برنامه‌ای برای اصلاح و بهبود نقاط ضعف خود داشته باشند.

۶- بهتر است که در جمع کارمندان، درباره عملکرد آن‌ها صحبت نکنید و این کار را به‌صورت خصوصی با هر یک از کارمندان انجام دهید. این جلسه را در مکان مناسبی برگزار کنید و زمان آن را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که هم مدیر و هم کارمند حال خوبی داشته باشند.

۷- فقط درباره عملکرد کارکنان در گذشته صحبت نکنید؛ زیرا اگر در گذشته عملکرد خوبی داشته باشند مغرور می‌شوند و اگر عملکرد آن‌ها مطلوب نباشد، افسرده می‌شوند. بهتر است علاوه بر صحبت درباره گذشته، درباره اقدامات آینده نیز صحبت کنید تا کارکنان انگیزه بیشتری بگیرند.

۸- علاوه بر اینکه شما بر عملکرد کارکنان نظارت می‌کنید، باید از آن‌ها بخواهید تا درباره عملکرد شما و انتظاراتشان نیز صحبت کنند. قرار دادن آن‌ها در موقعیت قضاوت باعث افزایش مسئولیت‌پذیری آن‌ها می‌شود. با این کار هم شما از نقاط قوت و ضعف خود مطلع می‌شوید و  هم نحوه ارزیابی عملکرد را به کارکنان خود آموزش می‌دهید.

۹- نظارت بر عملکرد کارکنان اگر به صورت مستمر انجام نشود، تاثیری بر عملکرد آن‌ها نخواهد داشت و فقط برای شما هزینه ایجاد می‌کند. بهتر است که به صورت منظم و در فواصل زمانی کوتاه، این کار را انجام دهید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *