برقراری ارتباط

روش‌هایی برای برقراری ارتباط هنگام بحران‌ها

مدیران برای برقراری ارتباط باید اطلاعات را به صورت منظم و در یک مکان با قابلیت دید بالا منتشر کنند. 

همه کسب‌وکارها برای موفقیت باید زنجیره ارزش خود را مدیریت کنند. به فرایند نظم دادن به همه فعالیت‌های سازمان مانند طراحی، تولید، بازاریابی و توزیع برای اینکه بتوانند به درستی تحلیل شوند مدیریت زنجیره ارزش می‌گویند. یکی از مشکلات بزرگ سازمان‌ها در حال حاضر عدم وجود ارتباط مناسب بین ساختار شرکت، کارمندان و سایر بخش‌های زنجیره ارزشی سازمان است. عواملی مانند عدم وجود استراتژی مناسب برای برقراری ارتباط بین بخش‌های مختلف سازمان مانند کارمندان، مشتریان، سهام‌داران و سرمایه‌گذاران باعث شده است که مدیران سازمان‌ها نتوانند‌ به درستی تصمیم بگیرند؛ به‌ویژه اگر شرایط بحرانی باشد.

همچنین بخوانید: «توسعه چابکی؛ مهم‌ترین شرط پایداری در مقابل بحران»

مشاوران مدیریت به رهبران همه کسب‌وکارها توصیه می‌کنند که ساختارهایی را برای برقراری ارتباط بین بخش‌های مختلف زنجیره ارزش سازمان، شرکت و صنایع مختلف ایجاد کنند. این کار در شرایط بحرانی اهمیت بیشتری دارد؛ زیرا بسیاری از رهبران در این شرایط با مشکلاتی روبه‌رو می‌شوند که ممکن است راه‌حلی برای آن نداشته باشند. مشاوران معتقدند مدیران و رهبران در این شرایط بیشتر از گذشته باید با افراد تیم خود گفت‌وگو کنند و در کارهای خود شفاف باشند. در ادامه مقاله روش‌هایی برای برقراری ارتباط هنگام بحران‌ها ارائه می‌کنیم.

۱- یک تیم برای متمرکز کردن ارتباطات ایجاد کنید – برقراری ارتباط

ارتباطات غیرمتمرکز بین افراد در سازمان‌های بزرگ و پیچیده مطلوب است. اما اگر شرایط بحرانی باشد مدیران و رهبران برای تصمیم‌گیری به  تیم مدیریت بحران نیاز دارند. تعداد افراد این تیم‌ها در حالت ایده‌آل باید بین پنج تا هفت نفر باشد که شامل افرادی از تیم راهبری، تیم ارتباطات شرکت، مدیر HR و یک متخصص در حوزه مدیریت بحران می‌شود.

تیم مدیریت بحران باید جلسه‌های منظم و دقیقی را برای مشخص کردن وضعیت تشکیل دهند. منبع اصلی اطلاعات آن‌ها نیز باید درباره بحران باشد، شفاف باشد و به‌روزرسانی‌های منظمی را درباره گروه‌های اصلی و مرتبط به شما بدهد.

برقراری ارتباط

برقراری ارتباط

۲- با کارمندان ارتباط برقرار کنید

کارمندان نقش مهمی در اطلاع‌رسانی پیام‌های شما دارند. بنابراین اگر آن‌ها اطلاعات کافی نداشته باشند و وضعیت را درک نکنند، برقراری ارتباط با افراد خارج سازمان دشوارتر خواهد شد. همه سازمان‌ها باید شرایط بحرانی را برای کارمندان تغییر دهند، ذهن افراد را در آرامش قرار دهند و برای آینده به آن‌ها امید دهند.

نتایج برخی پژوهش‌ها نشان می‌دهد رهبران نقش ویژه‌ای در کاهش اضطراب کارمندان دارند. بسیاری از کارمندان می‌گویند شنیدن صدای رهبران به صورت زنده یا از طریق ایمیل، پیام تلفنی یا فضای مجازی نقش مهمی در کاهش استرس آن‌ها به‌ویژه هنگام روبه‌رو شدن با بحران‌ها دارد. بنابراین سعی کنید بیشتر با کارمندان گفت‌وگو کنید.

مدیران برای برقراری ارتباط با کارمندان باید اطلاعات را به صورت منظم و در یک مکان با قابلیت دید بالا منتشر کنند. این مکان می‌تواند یک نقطه فیزیکی یا صفحه مجازی باشد. آن‌ها باید با شفافیت تشریح کنند که تصمیم‌های خود را به چه صورت و درباره چه موضوعاتی می‌گیرند. همچنین باید حداقل هر ۲ روز یک بار با آن‌ها ارتباط برقرار کنند و به جای صبر کردن برای پیدا کردن پاسخ برای همه مشکلات، سعی کنند در زمان مناسب اطلاع‌رسانی کنند.

۳- به صورت منظم با مشتریان خود ارتباط برقرار کنید

از آن‌جایی که بسیاری از شرکت‌ها به مشتریان خود دسترسی یکسان و دوره‌ای ندارند، باید تحقیق کنند و بر عواملی که برای مشتریان مهم است تمرکز کنند. برای مثال شرکت Target یادداشتی را از طرف مدیرعامل برای مشتریان ارسال کرده است. او در این یادداشت روش‌های پاکسازی پیشرفته و استخدام نیروی مازاد برای سفارش‌گیری و سرویس‌های افزایش داده‌شده را به مشتریان اطلاع داده است.

علاوه بر مواردی که گفته شد در نظر داشته باشید که به جای ایجاد فرصت فروش، بر همدلی تمرکز کنید. همه شرکت‌ها باید استراتژی‌های تبلیغات و پروموشن خود را دوباره بازبینی کنند تا در شرایط بحرانی بتوانند از آن استفاده کنند.

۴- به سهام‌داران خود امید دهید

در حال حاضر شیوع ویروس کرونا نوسان شدیدی را در بازارهای مالی ایجاد کرده است. به صورتی که بازارهای بسیار عالی به یک بحران و رکود اقتصادی بالقوه تبدیل شده‌اند. در این شرایط برای برقراری ارتباط با سهام‌داران خود شفاف باشید و از بحران به عنوان یک فرصت برای تقویت اصول بلندمدت شرکت استفاده کنید و درباره همه کارهایی که برای حل مشکل انجام می‌دهید صحبت کنید. علاوه بر این موارد باید به راهنمای سفر و توسعه برنامه‌های برقراری ارتباط در حوالی نشست‌های سالانه خود که شامل راه‌اندازی پخش و نشست به صورت آنلاین برای سهام‌داران می‌شود توجه کنید.

۵- در اجتماعات مربوط به کسب‌وکار خود شرکت کنید

بروز بحران‌ها همه افراد را تحت تاثیر قرار می‌دهد. کمترین کاری که در این شرایط می‌توانید انجام دهید این است که در اجتماعات مربوط به کسب‌وکار خود شرکت کنید. توجه داشته باشید که شما می‌توانید از بحران به عنوان زمانی برای بهبود ارتباط با اجتماع استفاده کنید. برای مثال می‌توانید منابعی را مانند پشتیبانی وسیله‌های تنظیف و پاکسازی یا غذا برای افرادی که در قرنطینه هستنند تهیه کنید یا به رسانه‌های محلی به منظور آرام کردن مردم و بهبود اعتبار سازمانی خود کمک کنید.

علاوه بر مواردی که گفته شد می‌توانید راه‌هایی را به اشتراک بگذارید که به‌وسیله آن بتوانید هنگام روبه‌رو شدن با بحران‌ها به جوامع محلی، ملی یا جهانی کمک کنید. لورن اسمیت مدیرعامل شرکت مشاوره FSG معتقد است افراد می‌توانند از بازوهای خیریه خود برای کمک‌رسانی استفاده کنند.  برای مثال شرکت کارگیل در بیش از ۵۰ منطقه تجاری حضور دارد که بیش از۱۰ هزار کارمند در آن فعالیت می‌کنند. این شرکت اعلام کرد که ۲ میلیون یوان به صلیب سرخ چین کمک می‌کند و هزاران ماسک را به نواحی تحت تاثیر بیماری ارسال می‌کند.

هنگام قرار گرفتن در شرایط بحرانی، سازمان‌ها دچار عدم قطعیت می‌شوند. آن‌‌ها به رهبرانی نیاز دارند که به برقراری ارتباط از دید مخاطب خود توجه کنند و به جای ترسیدن از انجام کار اشتباه، با آن‌ها همدلی کنند. در این شرایط که سازمان‌ها اطلاعات مورد نیاز خود را ندارند‌ نیز باید با دیگران ارتباط برقرار کنند؛ اخبار حساس را اعلام کنند و بدون اینکه نگران پیامدهای آن باشند اشتباهات خود را تصحیح کنند.

همچنین بخوانید: «رهبران چگونه می‌توانند چشم‌انداز روشنی درباره بحران های آینده سازمان داشته باشند؟»

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *