مدیریت تیم

روش‌های مدیریت تیم هنگام بحران

مدیریت تیم بدون تعامل چهره به چهره و ساختن یک روز کاری معمولی هنگام دورکاری چالش‌های زیادی دارد.

امروزه بحران‌های زیادی وجود دارند که همه کسب‌وکارها را  تحت تاثیر قرار می‌دهند. برای مثال شیوع ویروس کرونا در حال حاضر باعث ایجاد تغییراتی در زندگی شخصی و کاری افراد شده است. در این شرایط مدیرانی که فاصله کمی با افراد تیم خود داشتند و در کمترین زمان آن‌ها را مدیریت می‌کردند مجبور هستند که آن‌ها را از راه دور مدیریت کنند و این مسئله چالش‌های زیادی را برای آن‌ها ایجاد کرده است.

همچنین بخوانید: «رهبران چگونه می‌توانند چشم‌انداز روشنی درباره بحران های آینده سازمان داشته باشند؟»

مقابله با بحران‌ها، به مهارت‌هایی نیاز دارد که افراد باید آن‌ها را کسب کنند. مدیران و تیم‌ها با درک این شرایط می‌توانند انتظارات یکدیگر را بشناسند؛ به وظایف خود عمل کنند و به سازمان کمک کنند تا به اهداف خود برسد. در حال حاضر با شیوع این بیماری بسیاری از افراد به صورت دورکاری وظایف خود را انجام می‌دهند. سازمان‌هایی که تجربه مدیریت تیم‌های مجازی را نداشتند نیز در این موقعیت تلاش می‌کنند تا روش‌های آن را یاد بگیرند. 

در حقیقت یادگیری در این شرایط را می‌توان به عنوان منبعی از دانش برای کسب مهارت و تجربه دانست که می‌توان از آن برای چابک کردن سازمان‌ها و تیم‌ها استفاده کرد. علاوه بر آن از این مهارت‌ها برای پاسخگویی بهتر برای ایجاد شرایط بهتر کاری و شخصی‌سازی کارها و ایجاد محیط‌های کاری پویاتر نیز می‌توان استفاده کرد.

مدیریت تیم بدون تعامل چهره به چهره و ساختن یک روز کاری معمولی هنگام دورکاری چالش‌های زیادی دارد. این شرایط فشار زیادی را مانند عدم اطمینان و احساس نداشتن محل کار برای مدیران و کارمندان ایجاد می‌کند. بنابراین نقش مدیریت پیچیده‌تر می‌شود و مورد توجه قرار می‌گیرد. بهتر است انتظارات خود را از چگونگی انجام کار مشخص کنید و سبک مدیریت خود را مطابق با توجه شرایط انتخاب کنید. در ادامه مطلب روش‌های مدیریت تیم هنگام بحران را بیان می‌کنیم.

۱- انتظارات واقع‌بینانه و متناسب با شرایط داشته باشید – مدیریت تیم

تیم‌ها معمولا اجتماعی هستند و به استانداردسازی و انجام چند کار به صورت هم‌زمان عادت دارند. همچنین افراد تیم‌ها معمولا در یک شرایط کاری مشابه فعالیت می‌کنند. اما اگر بحرانی مانند ویروس کرونا باعث دورکاری شود مدیران باید به افراد تیم خود کمک کنند که وظایف خود را به صورت شخصی انجام دهند. شما به عنوان مدیر سازمان باید انتظارات واقع‌بینانه‌ای را برای کسب نتیجه، زمان انجام کارها و چگونگی انجام وظایف داشته باشید. بنابراین برای مدیریت تیم به افراد تیم خود اجازه دهید که تا وظایف خود را براساس شرایطی که دارند انجام دهند. در نهایت این کار باعث می‌شود بر نتایج تمرکز کنید و انعطاف‌پذیرتر باشید.

مدیریت تیم

مدیریت تیم

۲- همیشه در دسترس باشید

نتایج برخی تحقیقات نشان می‌دهند که در نظر گرفتن زمان‌های کوتاه‌تر برای مدیریت تیم و برقراری ارتباط به ایجاد و حفظ روحیه و تعامل موثر تر کمک می‌کند. بنابراین بهتر است از پیام‌رسان‌های فوری برای برقراری تماس‌های منظم استفاده کنید. اجازه ندهید که کارمندان حتی برای یک روز بدون تعامل با یکدیگر باشند. ممکن است بخواهید هر روز یک جلسه برگزار کنید. توجه داشته باشید برقراری تماس ویدئویی در این ‌شرایط بهتر است. می‌توانید مسئولیت برگزاری این جلسه را به یکی از افراد تیم بسپارید. این انتظار را داشته باشید که همه افراد با تمرکز کامل و دور از عوامل حواس‌پرتی حضور داشته باشند.

۳- از افراد برای یادگیری مستمر پشتیبانی کنید

 یادگیری با وجود بحران‌ها نیز ‌نباید متوقف شود. می‌توانید درس‌های کوتاهی را درباره یک موضوع مشخص کنید و به اشتراک بگذارید. حدود ۵ تا ۱۰ دقیقه بر آن تمرکز کنید. این درس‌ها می‌تواند موضوعاتی مانند کاربرد یک ابزار، رفتار و مهارت خاص باشد. می‌توانید از افراد تیم نیز کمک بگیرید که موضوعات مورد نظر خود را برای آموزش مشخص کنند. گاهی‌اوقات نیز از افراد تیم بخواهید که درباره درس‌هایی که یاد گرفتند صحبت کنند و کاربرد، ارتباط و پیامدهای آموخته‌های خود را در بحث کوتاهی ارائه کنند.

۴- به عنوان یک مربی از افراد تیم پشتیبانی کنید

برای مدیریت تیم پاسخگویی به نیاز همه افراد تیم  باعث هدر رفتن زمان مدیران می‌شود. بنابراین برای توزیع این مسئولیت افراد تیم را گروه‌بندی کنید و برای آن‌ها یک مربی در نظر بگیرید که کارهای مربوط به پشتیبانی را انجام دهد. از این افراد بخواهید که به صورت روزانه با اعضای گروه در تماس باشند و حال و وضعیت کاری افراد را بررسی کنند.

۵- از لحن صدا به عنوان شاخص نشانگر برای تفسیر بازخورد چهره به چهره استفاده کنید

برای مدیریت تیم زمانی که در محیط کار فعالیت نمی‌کنید به سختی می‌توانید علائم عاطفی افراد را در کنید. بنابراین به جای تکیه بر داده‌های غیرکلامی و زبان بدن باید به شاخص‌های نمایان‌گر دیگری مانند متن، پیام‌ها، صدا و ارتباطات ویدیویی توجه کنید. اگر افراد تیم را به خوبی بشناسید، با استفاده از تغییر الگوها می‌توانید تشخیص دهید که کدام فرد به حمایت بیشتری نیاز دارد.

۶- خوشبین باشید و مثبت فکر کنید

رهبران و مدیران خوشبین و مثبت‌اندیشی که به آینده امید دارند برای مدیریت تیم به افراد کمک می‌کنند تا در شرایط بحرانی بتوانند معنا و هدف کار را پیدا کنند. خوشبینی و مثبت‌اندیشی به افراد کمک می‌کند تا با آرامش بیشتری از بحران‌ها عبور کنند. توجه داشته باشید که ترس،‌ خلاقیت را از بین می‌برد. محدودیت‌ها و بحران‌ها نیز عواملی هستند که باعث ایجاد نوآوری می‌شوند. از اعضای تیم خود بخواهید تا از شرایط قرنطینه به عنوان محرکی برای ایده‌های جدید استفاده کنند.

۷- اطلاعات خود را به‌روزرسانی کنید

برای مدیریت تیم توجه داشته باشید که عدم اطمینان استرس شما را بیشتر می‌کند. بنابراین بهتر است با افراد ارتباط داشته باشید و اطلاعات خود را به اشتراک بگذارید. سعی کنید به صورت منظم با یکدیگر ارتباط داشته باشید، حتی اگر اطلاعات جدیدی برای اشتراک‌گذاری ندارید. توجه داشته باشید که شفافیت در زمان رخ دادن یک بحران به همراه به‌روزرسانی اطلاعات، نشان‌دهنده حسن‌نیت، همدلی و توجه واقعی برای افراد تیم شما است.

۸- زمانی را به صحبت کردن با افراد اختصاص دهید

 به افراد تیم خود بگویید که دغدغه اصلی شما حال خوب آن‌ها است. بنابراین با پرسیدن تعدادی سوال سریع از افراد تیم، بر کار آن‌ها نظارت کنید. برای مثال از آن‌ها بخواهید که ابتدا میزان استرس خود سپس میزان درگیر بودن آن‌ها را با کار ارزیابی کنند.

در ‌شرایط بحرانی ممکن است احساس ذهنی شما نسبت به یک فرد اشتباه باشد. بنابراین پاسخ این سوالات به شما کمک می‌کند تا جواب پاسخ‌های خود را پیدا کنید. به این نکته توجه داشته باشید که امنیت روانی در جایی که افراد تیم شما احساس تعلق، یادگیری و مشارکت دارند و از به چالش کشیدن وضع موجود نمی‌ترسند و خجالت نمی‌کشند اهمیت زیادی دارد. اگر شما به عنوان مدیر سازمان بتوانید این شرایط را ایجاد و حفظ کنید، به کارمندان خود اجازه می‌دهید که عملکرد خود را بهبود و مشارکت خود را ادامه دهند.

همچنین بخوانید: «توسعه چابکی؛ مهم‌ترین شرط پایداری در مقابل بحران»

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *