سیستم سازی کسب و کار چیست؟

سیستم سازی کسب و کار راهی برای تولید درآمد بیشتر با کار کمتر است.

هر کسب و کاری مانند یک سیستم است که از عناصر به هم پیوسته تشکیل می‌شود و خروجی مشخصی دارد. این عناصر به هم پیوسته شامل افراد، اسناد و ابزار هستند که باعث تولید خروجی یا همان سود می‌شوند.

سیستم سازی کسب و کار به معنای خودکارسازی کسب و کار است و باعث می‌شود که اغلب کارها با کمترین نظارت و دخالت مدیر به خوبی پیش بروند. سیستم سازی به کسب و کار کمک می‌کند تا بتواند خود را با تغییرات مختلف محیط هماهنگ کند و در شرایط مختلف پایدار بماند. در واقع کارها موثرتر، کارآمدتر و سازگارتر با محیط خواهند بود.

در سیستم سازی کسب و کار، برای تمام فرآیندها و فعالیت‌ها یک چارچوب و سیاست تعریف می‌شود تا به‌صورت منظم و یکپارچه انجام شوند. با این کار تمام کارهای ساده و پیچیده سازمان، به صورت موثرتری انجام می‌شوند.

چه افرادی به سیستم سازی کسب و کار نیاز دارند؟

۱- سیستم سازی کسب و کار برای مدیرانی مناسب است که به دنبال رشد و پیشرفت همیشگی کسب و کار خود هستند، از کم‌کاری کارمندان ناراضی‌اند و نمی‌خواهند بخش عظیمی از تمرکز خود را برای نظارت بر کارمندان صرف کنند.

۲- افرادی که ایده‌ها و برنامه‌های زیادی دارند؛ اما فرصت انجام آن‌ها را ندارند می‌توانند از سیستم سازی استفاده کنند. آن‌ها با این کار می‌توانند از زمان و انرژی خود به صورت بهینه استفاده کنند و بخش بزرگی از کارها را به دیگران بسپارند.

۳- افرادی که مسئولیت اداره چند کسب و کار را برعهده دارند و می‌خواهند با استفاده از یک روش، بدون اینکه وارد جزئیات کارها شوند، کسب و کارهای خود را مدیریت کنند و در کنار آن نیروهای متخصصی را پرورش دهند. بهترین روش برای این افراد نیز سیستم سازی کسب و کار است.

سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی کسب و کار

مزایای سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی کسب و کار مزایای زیادی دارد که عبارت‌اند از:

۱- عدم وابستگی کسب و کار به یک شخص

مدیران یک کسب و کار وظیفه دارند که نحوه انجام کارها در بخش خود را بررسی کنند و از اجرای دقیق آن‌ها اطمینان حاصل کنند. با سیستم سازی کسب و کار، چارچوب‌ها و روش انجام هر کار به صورت دقیق مشخص می‌شود و از این نظر، کسب و کار دیگر به شخصی وابسته نیست.

با این کار دیگر لازم نیست که مدیران تمام وقت خود را برای کنترل کارها و فرآیندها صرف کنند و می‌توانند بیشتر زمان خود را صرف توسعه و رشد کسب و کار کنند. زمانی که یک کسب و کار به افراد وابسته باشد، ایجاد تغییر در نیروی انسانی کسب و کار را دچار مشکل می‌کند؛ پس سیستم سازی باعث افزایش ثبات کسب و کار نیز می‌شود.

۲- کسب موفقیت‌های بیشتر

زمانی که کارها سیستماتیک می‌شوند، پایداری افزایش می‌یابد؛ کارها بهتر انجام می‌شوند و احتمال موفقیت افزایش پیدا می‌کند. سیستم سازی باعث می‌شود که یک کسب و کار ثبات بیشتری در بازارهای در حال تغییر داشته باشد و بتواند در این بازارها رشد کند و رقبا را کنار بزند.

۳- کاهش خطای انسانی

زمانی که روند انجام کارها دقیقا مشخص باشد، هر فرد می‌داند که کار خود را چگونه انجام دهد و خطاهای انسانی کاهش پیدا می‌کنند. همچنین سیستم سازی کسب و کار باعث می‌شود که نقش عوامل انسانی کاهش پیدا کند و احتمال وقوع خطا نیز کمتر شود. این موضوع به افزایش شفافیت کارها نیز کمک بسیار زیادی می‌کند.

۴- مدیریت بهتر اطلاعات

اطلاعات که نقش بسیار زیادی در موفقیت هر کسب و کار دارند، باید به‌سادگی قابل پیگیری و در دسترس باشند. با استفاده از سیستم سازی کسب و کار، کارمندان و مدیران به‌سادگی می‌توانند به اطلاعات سازمان دسترسی پیدا کنند و آن‌ها را تجزیه و تحلیل کنند.

مراحل سیستم سازی کسب و کار

برای سیستم سازی کسب و کار باید مراحل زیر را به صورت دقیق در کسب و کار خود اجرا کنید:

۱- برگزاری یک جلسه با کارمندان

در اولین مرحله برای سیستم سازی کسب و کار، باید با کارمندان خود یک جلسه مشورتی برگزار کنید. کارمندان هر بخش اطلاعات دقیقی درباره کارهای خود دارند و وظایف خود را به خوبی می‌دانند؛ به همین دلیل برای مشخص کردن چارچوب‌ها و سیاست‌ها، به تجربه و اطلاعات آن‌ها نیاز دارید.

۲- مشخص کردن فرآیندها

در مرحله بعد باید به صورت دقیق تمام فرآیندهای کسب و کار خود را مشخص کنید تا بتوانید برای آن‌ها برنامه‌ریزی کنید. بعد از مشخص کردن فرآیندها، باید دقیقا مشخص کنید که هر فرآیند از کجا شروع می‌شود، به چه بخش‌هایی مرتبط می‌شود و در نهایت چه خروجی ایجاد می‌کند. درباره فرآیندها نیز باید نظر کارمندان را بپرسید و درباره نتایج فرآیندها از آن‌ها اطلاعات کسب کنید.

۳- شناسایی نیازهای مشتریان

نیازهای مشتریان در هر کسب و کاری، بالاترین درجه اهمیت را دارند. برای سیستم سازی کسب و کار نیز باید ابتدا نیازهای مشتریان را با دقت مشخص کنید؛ سپس فرآیندهای مرتبط با این نیازها را تعیین کنید. فرآیندهایی که در خدمت نیازهای مشتریان نیستند، یعنی اهمیت زیادی برای کسب و کار ندارند و باید حذف شوند.

۴- انتخاب مسئول

بعد از اینکه فرآیندهای کسب و کار را به صورت دقیق و با جزئیات مشخص کردید، باید برای هر فرآیند یک مسئول انتخاب کنید و او باید تعهد دهد که فرآیند مشخص‌شده را به پایان می‌رساند. انتخاب مسئول باعث می‌شود که کارایی هر فرآیند نیز افزایش پیدا کند.

۵- طراحی یک مدل

از کارهایی که در مراحل قبل انجام داده‌اید، یک مدل طراحی کنید و آن را به صورت نمودار روی کاغذ رسم کنید. با این کار می‌توانید یک تصویر کلی از سیستم کسب و کار خود پیدا کنید و فرآیندهای مهم را ببینید. برای طراحی این مدل باید به استانداردهای کسب و کار خود توجه کنید و آن را به‌گونه‌ای رسم کنید که برای همه افراد قابل فهم باشد.

۶- آموزش سیستم به کارمندان

بعد از اینکه مدل خود را طراحی کردید،‌ باید برای اجرای آن بین کارمندان سازمان رای‌گیری کنید. در صورتی می‌توانید یک مدل را اجرا کنید که مورد‌ توافق اکثر کارمندان قرار بگیرد. آموزش‌های لازم درباره مدل طراحی‌شده را به کارمندان بدهید و مدتی به آن‌ها فرصت دهید تا به این مدل عادت کنند و خود را با آن‌ وفق دهند.

به این نکته توجه داشته باشید که داشتن یک سیستم معمولی بهتر از نداشتن سیستم است؛ پس از سیستم سازی کسب و کار خود نترسید و یک مدل طراحی کنید. با گذشت زمان می‌توانید آن را بهبود دهید؛ به یک سیستم ایده‌آل برسید و بهره‌وری آن را افزایش دهید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *