جلسات مجازی

چگونه کارمندان را تشویق کنیم که در جلسات مجازی شرکت کنند؟

بروز اتفاقاتی مانند شیوع ویروس کرونا در جهان باعث برگزاری جلسات مجازی شده است که باید آن را به روش صحیح مدیریت کرد.

با بروز اتفاقاتی مانند شیوع ویروس کرونا در جهان، سازمان‌ها دچار مشکلات مربوط به دورکاری و عدم حضور کارمندان در سازمان می‌شوند. در این شرایط مدیران به حضور و فعالیت موثر کارمندان نیاز دارند و از آن‌ها می‌خواهند که فعالیت‌های خود را مانند گذشته انجام دهند؛ زیرا نسبت به شرکت تعهدات قانونی دارند و پرداخت‌های مالی به کارکنان نیز با وجود تعطیلی به علت این بحران‌ها باید انجام شود.

زمانی که شرکت‌ها به صورت غیرحضوری به کارهای خود می‌پردازند، دچار ضعف در زیرساخت‌های لازم برای برقراری ارتباط موثر با کارمندان و انجام کارها به صورت دورکاری می‌شوند. این ضعف به دلیل زیرساخت‌های فیزیکی عدم فرهنگ هماهنگ‌شده برای دورکاری ایجاد می‌شود.  در این شرایط برگزاری جلسات مجازی ضروری است.

همچنین بخوانید: «مدیران موفق کارمندان خود را از تغییرات سازمان مطلع می‌کنند»

امروزه کارمندان بسیاری از کسب‌وکارها به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند. به همین علت عدم بازدهی مناسب افراد هنگام دورکاری و عدم تمرکز کافی آن‌ها هنگام برگزاری جلسه‌های مجازی مشکل جدیدی نیست. اما به علت وجود این بحران اکنون مشکلات آن بیشتر از گذشته مشخص می‌شود.

تغییر فرهنگ سازمانی برای افرادی که به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند به فرایند مدیریت تغییرات نیاز دارد. این مشکل با یادگیری و به کار بردن چند تکنیک ساده در کوتاه‌مدت برطرف می‌شود. برای مثال این روزها به سختی می‌توان کارمندان را تشویق کرد که در جلسه‌ای شرکت کنند که همه افراد در یک اتاق و کنار یکدیگر نیستند؛ زیرا زمانی که افراد در یک اتاق هستند می‌توانند با یک تماس چشمی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و برای شرکت در آن جلسه کمی احساس وظیفه دارند.

در شرایطی که نمی‌توانید با تماس چشمی از کارمندان درخواست توجه کنید باید مشارکت داوطلبانه ایجاد کنید. به عبارت ساده‌تر باید فرصت‌های ساختارمندی را برای حاضرین ایجاد کنید تا به طور کامل در جلسات مشارکت داشته باشند. برگزاری هر جلسه چهار دلیل مختلف دارد:

  • اثرگذاری بر دیگران
  • تصمیم‌گیری صحیح
  • حل مشکلات
  • تقویت ارتباطات

نتایج تحقیقاتی که درباره جلسات آموزش مجازی انجام شده است نشان می‌دهد گردهمایی‌ها و اجتماعات مجازی افراد را خسته می‌کند. اما پنج روش وجود دارد که باعث می‌شود جلسات مجازی نتایج بهتری داشته باشند. این روش‌ها عبارت‌اند از:

۱- قانون ۶۰ ثانیه – جلسات مجازی

ابتدا تا زمانی که کارمندان مشکلی را که می‌خواهید حل کنید احساس نکردند، آن‌ها را درگیر فکر کردن به مشکلات نکنید. در ۶۰ ثانیه اول تلاش کنید که آن‌ها مشکل را تجربه کنند. برای مثال می‌توانید آمار، حکایات یا مقایسه‌های حیرت‌آور را به اشتراک بگذارید تا مشکل را به صورت قابل درک نشان دهد.

برای مثال داستانی را تعریف کنید که  در آن مشتریان ناامیدی به علت شکست تیم در پیشنهاد قیمت و پشتیبانی جهانی، پرداخت‌های خود را قطع کرده بودند. این کار به آن‌ها کمک می‌کند مشکل را احساس کنند. مهم نیست که از چه روشی استفاده می‌کنید. هدف شما این است که افراد تیم بتوانند به شکل همدلانه‌ای مشکلات و فرصت هایی را که از قبل برای حل آن تلاش کردند درک کنند.

جلسات مجازی

جلسات مجازی

۲- قانون مسئولیت

زمانی که افراد به یک محیط اجتماعی وارد می‌شوند سعی می‌کنند تا نقش خود را تعیین کنند. برای مثال زمانی که وارد یک سینما می‌شوید به صورت ناخودآگاه به خودتان نقش تماشاگر می‌دهید یا زمانی که به یک باشگاه ورزشی وارد می‌شوید نقش یک بازیکن را دارید. 

یکی از بزرگترین اشتباهاتی که مدیران هنگام برگزاری جلسات مجازی با آن روبه‌رو می‌شوند این است که به کارمندان اجازه می‌دهند به صورت ناخودآگاه نقش تماشاگر داشته باشند. بسیاری از افراد زمانی که متوجه برگزاری جلسات مجازی می‌شوند برای خود این نقش را تعریف می‌کنند و از این مسئله بسیار خوشحال هستند.

برای جلوگیری از این مشکل  در جلسات مجازی ابتدا تجربه‌های خود را در قبول کردن مسئولیت تیمی ارائه دهید. برای مثال هنگام شروع فقط از جملاتی مانند «من می‌خواهم این مکالمه دوطرفه باشد، من به همکاری شما برای شرکت در بحث‌ها نیاز دارم.» استفاده نکنید. این جملات اثربخشی زیادی ‌ندارند. به جای آن می‌توانید یک فرصت برای افراد ایجاد کنید که مسئولیت‌های مهمی را قبول کنند.

۳- قانون مشارکت

برای مسئولیت‌پذیری افراد به آن‌ها مسئولیت‌هایی ‌دهید که بتوانند به شکل فعالی در جلسه‌ها مشارکت کنند و خود را پنهان نکنند. برای مثال می‌توانید مسئولیت‌هایی را که به سرعت حل می‌شوند تعریف کنید، افراد را نیز به گروه‌های ۲ یا ۳ نفره تقسیم کنید.

سپس به آن‌ها واسط کاربری مانند ویدئو کنفرانس، کانال‌های پیامی، پلتفرم‌های ارسال پیام، ارسال کننده‌های صوتی دهید تا بتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. می‌توانید جلسات خود را در یک پلتفرم جلسه مجازی برگزار کنید که به شما اجازه دهد گروه‌ها را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کنید.

۴- قانون MVP

اگر افراد تیم را با اسلایدهایی از داده‌های کسل‌کننده درگیر کنید، بهره‌وری آن‌ها کاهش پیدا می‌کند. اینکه افراد تیم تا چه اندازه باهوش هستند اهمیتی ندارد. اگر هدف شما مشارکت کردن است باید افراد را تشویق کنید که تعداد MVP یا حداقل پاورپوینت مناسبی که به آن نیاز دارند تعیین کنند. به بیان دیگر افراد بتوانند حداقل داده مورد نیاز خود برای اطلاع‌رسانی و مشارکت در گروه را انتخاب کنند. توجه داشته باشید که اسلایدهای شما بیش از حد نباشد. مهم‌ترین مزیت این قانون این است که شما مجبور می‌شود از مشارکت کارمندان استفاده کنید.

۵- قانون ۵ دقیقه

هنگام برگزاری جلسات مجازی توجه داشته باشید هیچ‌گاه بیش از ۵ دقیقه، افراد تیم را بدون اینکه به آن‌ها مسئله‌ای برای حل کردن بدهید ترک نکنید؛ زیرا هر کدام از کارمندان در اتاق‌های مختلفی قرار دارند که هر لحظه ممکن است حواس آن‌ها پرت شود. اگر از مشارکت افراد استفاده نکنید، آن‌ها نقش تماشاگر خواهند داشت و شما برای بازگرداندن آن‌ها به جلسه باید کارهای سخت‌تری انجام دهید.

در حقیقت تمام قوانینی که معرفی شد باید برای مدیران به یک عادت تبدیل شوند. مهم نیست که به عنوان مدیر چه جلسه‌هایی برگزار می‌کنید مهم این است که با استفاده از این قوانین، به شکل قابل توجهی بهره‌وری کارمندان خود را در جلسات مجازی افزایش دهید.

همچنین بخوانید: «مشاوران تحلیلی چگونه می‌توانند مشکلات را به سوالاتی برای حل کردن تبدیل کنند؟»

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *