مدیران موفق

مدیران موفق چگونه اطلاعات مورد نیاز خود را به دست می‌آورند؟

ویژگی‌های مدیران موفق، لزوما ذاتی نیست و با کمی تمرین می‌توان آنها را به‌دست آورد. یکی از این ویژگی‌ها جمع‌آوری اطلاعات است.

همه رهبران و مدیران موفق به مهم‌ترین و اساسی‌ترین ابزار گسترش‌دهنده چشم‌انداز نیاز دارند. این ابزار، گردآوری موثر اطلاعات مورد نیاز سازمان است. اطلاعات باکیفیت نشان‌دهنده زمینه فعالیت‌های مدیران است؛ این اطلاعات الگوهای اطلاعاتی را که ایده‌ها از آن به دست می‌آیند ایجاد می‌کنند و معیارهایی را به منظور غربال و ارزیابی ایده‌های به دست آمده به وجود می‌آورند.

همچنین بخوانید: «چگونه با داشتن چند پروژه تمرکز خود را حفظ کنیم؟»

در حقیقت مدیران موفق  ۲ گروه از اطلاعات را به دست می‌آورند که شامل داده‌های پیش‌زمینه‌ای و داده‌های مربوط به وظایف هستند. مدیران موفق در سازمان، داده‌های پیش‌زمینه‌ای را به منظور درک جهانی که در آن عمل می‌کنند گردآوری و بررسی می‌کنند. آن‌ها این اطلاعات را از طریق حقایق، مشاهدات روزانه خود و نظرات زیادی که با آن روبه‌رو می‌شوند به دست می‌آورند. بنابراین هرچه کیفیت داده‌های پیش‌زمینه‌ای بهتر باشد، افراد دقیق‌تر می‌شوند موارد مختلف را بهتر درک و قضاوت می‌کنند. جالب است بدانید گردآوری اطلاعات پیش‌زمینه‌ای به صورت پیوسته و آهسته انجام می‌شود اما اطلاعات مربوط به وظایف برای رسیدن به اهداف خاصی گردآوری می‌شوند.

برای مثال ممکن است در حال آماده کردن یک برنامه پنج ساله برای کسب‌وکار خود باشید. شما برای این کار پیش‌بینی مطمئنی از رشد نیازهای خود دارید و می‌خواهید اطلاعات خاصی درباره تعداد یا درآمد خالص گروه‌های خاصی از مصرف‌کنندگان به‌دست آورید. حتی ممکن است بخواهید بازار کار افرادی را که مهارت‌های خاصی دارند پیش‌بینی کنید. در این شرایط روش صحیح جمع‌آوری اطلاعات به شما بیشتر کمک می‌کند.

روش‌های گردآوری اطلاعات پیش‌زمینه‌ای – مدیران موفق

جمع‌آوری اطلاعات مربوط به وظایف به تنهایی برای مدیران موفق کافی نیستند. با وجود اینکه استدلال‌های مبتنی بر این اطلاعات قانع‌کننده هستند اما ممکن است شکننده باشند. این اطلاعات معمولا ممکن است به‌وسیله حقایق ناشناخته‌ای که با آن هم‌خوانی ندارد از بین بروند. در این شرایط ایده‌ها باید با استفاده از اطلاعات پیش‌زمینه‌ای که به دست آمده است سنجیده شوند.

برای تبدیل شدن به مدیران موفق و به دست آوردن اطلاعات پیش‌زمینه‌ای چند کار مختلف را می‌توانید انجام دهید. برای مثال می‌توانید وب‌سایت‌های خبری یا روزنامه‌هایی مانند اکونومیست را مطالعه کنید که مطالب آن باکیفیت و دقیق هستند. اگر این امکان برای شما فراهم است که با مشتریان خود صحبت کنید این کار را انجام دهید. سعی کنید خواسته‌ها و نیازهای آن‌ها را به خوبی درک کنید و بررسی کنید که رقیبان شرکت شما تا چه اندازه می‌توانند این نیازها را برطرف کنند.

برای تبدیل شدن به مدیران موفق علاوه بر مواردی که گفته شد باید مجله‌ها و خبرنامه‌های صنعتی مربوط به کسب‌وکار خود و صنعت مشتریان را مطالعه کنید. سعی کنید همیشه مشتریان، رقیبان، عرضه‌کنندگان، همکاران صنعتی، گروه‌های فعال، فناوری‌های جدید امروزه و… را  بررسی کنید و فعالیت‌های آن‌ها را تحت نظر داشته باشید. بهتر است با مشاوران و متخصصان حوزه کاری خود و افرادی مطلع و متخصصانی که درون سازمان فعالیت می‌کنند صحبت کنید و نظرات آن‌ها را درباره گرایش‌های کلیدی و ویژگی‌های سودمند جمع‌‌آوری اطلاعات به دست آورید.

مطالعه بروشورها و صحبت کردن با گروه‌های تولید به شما کمک می‌کند از محصولات و خدمات سازمان، نقاط قوت، نقاط ضعف و محصولات و خدماتی که مشتریان به آن علاقه دارند یا اصلا نمی‌پسندند آگاه شوید و به درستی تصمیم‌گیری کنید. سعی کنید درک درستی از استراتژی شرکت یا واحد کسب‌وکار خود داشته باشید. اگر به خوبی بدانید که شرکت چه کارهای باید انجام دهد، چه مشتریانی باید داشته باشد و چگونه می‌تواند به آن‌ها خدمات دهد تا رضایت آن‌ها را به دست آورد به راحتی می‌توانید سازمان را هدایت کنید.

سعی کنید از طریق کانال‌های رسمی و غیررسمی همه فعالیت‌های داخل سازمان را بررسی کنید. در این شرایط باید زمان کافی به گردآوری اطلاعات اختصاص دهید. این فعالیت‌ها ممکن است به سادگی تحت فشار یا برنامه‌ریزی شلوغ از دست برود.

مدیران موفق

مدیران موفق

روش‌های گردآوری اطلاعات مربوط به وظایف مدیران موفق

افراد به راحتی می‌توانند مقدار زمانی را که برای گردآوری اطلاعات مربوط به وظایف صرف می‌کنند توجیه کنند؛ زیرا گردآوری اطلاعات مربوط به وظایف به عنوان مراحلی از پروژه محسوب می‌شوند و به روشنی قابل تشخیص هستند. سه عامل کلیدی که به مدیران موفق برای جمع‌آوری اطلاعات مربوط به وظایف کمک می‌کند عبارت‌اند از:

۱- به اندازه نیاز تحقیق کنید

میزان تحقیقی که انجام می‌دهید به عواملی مانند مقیاس تصمیم،‌ زمان در دسترس و عواقب تصمیم‌گیری‌های نادرست بستگی دارد. اگر تصور می‌کنید تصمیمی کوچک است و پیامدهای نادرست بودن آن ضرر و زیانی به سازمان وارد نمی‌کند بهتر است زمان زیادی را برای آن صرف نکنید. توجه داشته باشید اگر پیامدهای تصمیم‌گیری اهمیت زیادی برای سازمان داشته باشند، باید برای آن زمان کافی صرف کنید تا اشتباه نکنید. از این مسئله مطمئن شوید که در صورت اجرا نشدن کارها باید یک برنامه مناسب برای مدیریت ریسک داشته باشید.

۲- پرسش‌های صحیحی مطرح کنید

سعی کنید پرسش‌های صحیحی مطرح کنید. می‌توانید این پرسش‌ها را در طوفان فکری با همکاران، مشتریان و کارشناسان سازمان شروع کنید. سپس سعی کنید از چارچوب‌های از قبل تعریف‌شده‌ای که افراد با استفاده از آن سعی کرده‌اند سیستم یا فرایندی را برای حل این نوع مشکلات به وجود آورند استفاده کنید. برای مثال اگر به عنوان تحقیق درباره طرح کسب‌وکار خود مشغول جمع‌آوری اطلاعات هستید، بهتر است کتابی را درباره برنامه‌ریزی کسب‌وکار تهیه کنید و از چارچوب پیشنهادی آن برای کارهای خود استفاده کنید.

۳- اطلاعات مورد‌نیاز را جمع‌آوری کنید

ابتدا طرحی را به منظور گردآوری اطلاعات کلیدی به وجود آورید و فکر کنید که برای رسیدن به این اطلاعات چقدر می‌خواهید هزینه کنید. برای این کار می‌توانید از اطلاعاتی که در سازمان، کتابخانه دانشگاه‌ها یا سازمان‌های تجاری به صورت رایگان در دسترس هستند استفاده کنید.

برخی اطلاعات مانند گزارش‌های مالی رقبا نیز بسته‌بندی‌شده و فروشی هستند. برخی اطلاعات را نیز خودتان باید جمع‌آوری کنید. برای مثال مصاحبه‌ای با مشتریان انجام دهید، روند رشد بازار را بررسی کنید و با افراد آگاه مشورت کنید. در پایان می‌توانید از خود بپرسید آیا اطلاعات مهمی وجود داشته است که به آن‌ها توجه نکرده باشم؟ آیا اطلاعتی را که جمع‌آوری کردم با تجربه‌های من هماهنگ است؟ سپس به این سوالات صادقانه پاسخ دهید. توجه داشته باشید که مهارت جمع‌‌آوری اطلاعات برای موفقیت مدیران ضروری است و باعث می‌شود ایده‌های جدیدی به دست آورند.

همچنین بخوانید: «اشتباهاتی که مدیران در یادگیری و توسعه تیم دارند»

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *