مدیریت تیم های دورکار

روش‌های مدیریت تیم های دورکار

از آن‌جایی که مهم‌ترین مسئله بیشتر کسب‌وکارهای مختلف، انجام کارها به صورت تیمی است ممکن است مدیریت تیم های دورکار  شما را با چالش روبه‌رو کند.

امروزه به علت تغییر کسب‌وکارها و وجود بحران ویروس کرونا  شرایط جدیدی در وضعیت شغلی افراد ایجاد شده است. از آن‌جایی که مهم‌ترین مسئله بیشتر کسب‌وکارهای مختلف، انجام کارها به صورت تیمی است ممکن است دورکاری آن‌ها را با چالش‌های زیادی روبه‌رو کند؛ زیرا در این شرایط امکان کارهای تیمی و گروهی در یک فضای کاری مشترک وجود ندارد. در ادامه مطلب اصول و مبانی چابکی در هدایت تیم های دورکار را به مدیران و رهبران معرفی می‌کنیم تا با استفاده از آن علاوه بر افزایش بهره‌وری تیم بتوانند از شرایط بحرانی که در حال حاضر اتفاق افتاده است عبور کنند. 

همچنین بخوانید: «چالش‌های دورکاری را جدی بگیریم»

اولین کاری که مدیران باید انجام دهند تشکیل تیم است. برخی تحقیقات نشان می‌دهند تیم‌هایی که در یک مکان با هم کار می‌کنند بهره‌وری بیشتری دارند و بهتر تصمیم‌گیری می‌کنند. اما زمانی که کارمندان مجبور هستند دورکاری کنند چگونه می‌توانند اثربخشی خود را حفظ کنند؟ برخی راهکارها که به حفظ اثربخشی و مدیریت تیم های دورکار کمک می‌کند عبارت‌اند از:

۱- کارها را اولویت‌بندی کنید: ایجاد بک‌لاگ‌ها و اصلاح همیشگی آن‌ها باعث می‌شود افرادی که به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند بتوانند بر کارهای مهم و باارزش تمرکز کنند.

۲- در تیم‌های مستقل، کوچک و چندکاره فعالیت کنید: تیم‌های کوچک انعطاف‌پذیری زیادی دارند به همین علت اگر به ایجاد تغییرات نیاز داشتید می‌توانید به راحتی آن را اعمال کنید.

۳- جلسات را به صورت منظم برگزار کنید: اگر جلسات کاری خود را به صورت منظم برگزار کنید می‌توانید مطمئن شوید که افراد در خانه نیز با یکدیگر هم‌سو هستند و به خوبی همکاری می‌کنند.

۴- بر نتایج تمرکز کنید: مدیران و رهبران موفق می‌توانند بر نتایج و اهداف مشخص تمرکز کنند و به تیم خود کمک کنند که دید مشترکی برای پیشبرد اهداف خود داشته باشند.

تمرکز بر اهداف سازمان – مدیریت تیم های دورکار

همان‌طور که گفته شد تیم‌های کوچکی که می‌توانند به راحتی کارهای مختلف را انجام دهند، در مرکز هر سازمان چابک قرار می‌گیرند. همچنین تیم‌هایی که می‌توانند به صورت مستقل عمل کنند خلاق‌تر هستند و می‌توانند به سرعت تصمیم‌گیری کنند و آن را اجرا کنند. آن‌ها در شرایطی می‌توانند کار کنند که در تیم‌ها، هم‌ترازی وجود داشته باشد. به بیان ساده‌تر اهمیت هم‌ترازی اعضای تیم زمانی افزایش پیدا می‌کند که افراد بتوانند از راه دور کارها را به خوبی انجام دهند.

مدیران و رهبران برای مدیریت تیم های دورکار باید بررسی کنند که تیم‌ها در جهت استراتژی‌ها و اولویت‌های شرکت فعالیت کنند. آن‌ها باید با اعضای تیم ارتباط برقرار کنند و اهداف سازمان را به آن‌ها بگویند. با این کار افراد نیز بر اهداف کسب‌وکار خود تمرکز می‌کنند. همچنین هنگام عدم تمرکز و زمانی که تیم‌ها از نظر فیزیکی از هم جدا می‌شوند، هم‌ترازی نسبت به سایر زمان‌ها اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

مدیریت تیم های دورکار

مدیریت تیم های دورکار

برگزاری رویدادهای منظم

برگزاری رویدادهای منظم باعث ایجاد ساختار و عادی شدن کارهای روزانه از راه دور می‌شود. برای مدیریت تیم های دورکار سعی کنید جلسات مشترک مجازی و تماس‌های هفتگی ۶۰ تا ۹۰ دقیقه‌ای تیمی را به منظور بحث درباره پیشرفت پروژه، برنامه‌ریزی برای کارهای هفته آینده، طرح مشکلات و خطرات بدون در نظر گرفتن روابط رسمی برگزار کنید. برگزاری جلسه‌های روزانه با مدت زمان ۱۵ الی ۳۰ دقیقه نیز برای بررسی روند پیشرفت از دیروز، برنامه‌ریزی برای امروز و  بیان کردن مشکلات ضروری است.

برخی از سازمان‌ها برای برگزاری جلسات مجازی و صحبت کردن با همکاران، از ویدئو کنفرانس یا پیام‌رسان‌های فوری استفاده می‌کنند. این کار به رهبران کمک می‌کند تا نسبت به تقویم و تعهدات خود شفاف باشند. برای مثال آن‌ها برای مدیریت تیم های دورکار می‌توانند در تقویم آنلاین خود متغیرهایی را در‌نظر بگیرند تا کارمندان نیز بتوانند در دسترس بودن آن‌ها را ببینند. آن‌ها باید زمان خود را طوری تنظیم کنند که بتوانند رویدادهای منظمی برگزار کنند و با تیم خود تعامل داشته باشند.

استفاده از ابزارهای مجازی

امروزه با پیشرفت تکنولوژی ابزارهای مجازی زیادی وجود دارد که می‌تواند به مدیریت تیم های دورکار کمک کند. برای مثال استفاده از کنفرانس‌های صوتی و تصویری مانند Zoom و Webex می‌تواند به شما کمک می‌کند تا در ساعت‌های کاری ارتباط فعالی با افراد داشته باشید. تماس‌های پی‌درپی یا برگزاری کنفرانس‌ها در اولین روزهای دورکاری به افراد کمک می‌کند تا به یک روش جدید تعاملی عادت کنند.

برنامه‌ریزی برای دورکاری، به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌هایی را که در طول روز انجام می‌دهید تجزیه و تحلیل کنید. این فضاها با استفاده از انواع ابزارهای مجازی قابل بازآفرینی هستند و به مدیریت تیم های دورکار. به بیان ساده‌تر اعضای تیم در یک تور مجازی می‌توانند به خوبی از راه دور با یکدیگر همکاری کنند.

ایجاد فرهنگ تیمی مجازی

یکی از دشوارترین و مهم‌ترین بخش دورکاری ایجاد فرهنگ تیمی مجازی است. فرهنگ سازمانی در همه محیط‌های کاری ضروری است و زمانی که تیم‌ها از نظر فیزیکی پراکنده می‌شوند از بین می‌رود. 

مدیران و رهبران موفق همیشه در جست‌وجو روش‌های ابتکاری برای ایجاد فرهنگ تیمی هستند. یکی از کارهایی برای به دست آوردن روش‌های جدید و مدیریت تیم های دورکار می‌توانند انجام دهند دعوت افراد به محیط کاری جدید است. رهبران می‌توانند تصاویر را به اشتراک بگذارند و جلسه مجازی را در دفتر یا خانه خود برگزار کنند. یکی دیگر از روش‌های تعیین وظایف افراد تیم برای اطمینان از تمرکز، تشویق افراد به برقراری ارتباط و ایجاد تعامل است.

روش‌هایی برای ایجاد فرهنگ تیمی مجازی

برخی افراد ممکن است بیشتر از دیگران نسبت به بحران‌ها در محیط کاری خود پاسخ دهند. برای مثال افرادی که فرزند دارند بیشتر از سایر افراد با چالش‌های کار در منزل روبه‌رو می‌شوند. بهتر است با افراد درباره این شرایط صحبت کنید. اگر اعضای تیم از شرایط یکدیگر آگاه باشند می‌توانند به یکدیگر کمک کنند و موثرتر عمل کنند.

رهبران و مدیران برای مدیریت تیم های دورکار باید تلاش کنند تا درباره مسائل کاری شفاف‌تر صحبت کنند حتی اگر اطلاعات کافی ندارند. آن‌ها باید تلاش کنند کارمندان را تشویق کنند تا با یکدیگر گفت‌وگو کنند. این گفت‌وگوها برای حفظ روابط اهمیت زیادی دارد. تصور نکنید که همه مکالمات آنلاین باید درباره کار باشد. بهتر است با کارمندان درباره حال روحی و روانی آن‌ها نیز صحبت کنید.

همچنین بخوانید: «روش‌های انتقال دانش از مدیران به کارمندان»

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *