اولویت بندی پروژه ها

نقش اولویت بندی پروژه ها در سازمان

اولویت بندی پروژه ها باعث موفقیت در پروژه‌های استراتژیک، بالا رفتن تمرکز مدیران و ایجاد یک فرهنگ و طرز تفکر برای امور اجرایی می‌شود.

همه سازمان‌ها به سلسله‌مراتب نیاز دارند که با استفاده از آن بتوانند کارهای کارها را به صورت موثر اولویت‌بندی کنند. تفاوت بین موفقیت و شکست، اولویت بندی در سطح استراتژیک و عملیاتی است اما بسیاری از سازمان‌ها این کار را انجام نمی‌دهند.

برای مثال یک شرکت خدمات پستی، بسته‌های پستی را به مشتریان خود ارسال می‌کند. این شرکت مانند هر شرکت پستی دیگری برای حفظ بقای خود در دوره افزایش رقابت  تلاش می‌کند و برای این کار از راهکارهای جایگزین دیجیتالی استفاده می‌کند. روزی رهبران ارشد کارمندان را در رویدادهای مراکز اجتماعات جمع کردند و از آن‌ها خواستند که بر ۲ اولویت اجرایی تمرکز کنند. این اولویت‌ها بهره‌وری (کاهش زمان ارسال) و افزایش سطح رضایت مشتریان یعنی اطمینان یافتن از اینکه مشتریان تجربه کافی داشته‌اند است.

همچنین بخوانید: «برای ایجاد فرهنگ یادگیری در تیم چه کارهایی می‌توان انجام داد؟»

یکی از پرسنل این سازمان این پیام را دریافت کرد. یکی از روزها که در حال رساندن بسته‌ها به درب منازل مشتریان بود، فردی مسن از او خواست که وارد منزل شود تا کمی با هم صحبت کنند. صحبت با مشتریان کار مثبتی به حساب می‌آید و تاثیر زیادی بر افزایش رضایت مشتریان دارد. اما در این شرایط بهره‌روری کارمندان پایین می‌آید؛‌ زیرا اگر پرسنل حتی برای چند دقیقه با هر‌کدام از مشتریان صحبت کنند زمان تحویل بسته‌ها افزایش پیدا می‌کند. تعداد زیادی از پرسنل سازمان روزانه با این مسئله روبه‌رو می‌شوند.

این مشکل در بسیاری از سازمان‌ها وجود دارد. مدیران شرکت‌های پستی فکر می‌کردند که اولویت‌های شفافی را بیان کردند، اما در واقع آن‌ها برای پرسنل ۲ راهی ایجاد کرده بودند که باعث سردرگمی آن‌ها می‌شد.

در شرکت‌های موفق بهره‌وری اهمیت بیشتری نسبت به سطح رضایت مشتری دارد. اگر افراد اولویت‌های کاری خود را به خوبی بدانند می‌توانند زمان کاری خود را به درستی تنظیم کنند.

اولویت بندی پروژه ها باعث موفقیت در پروژه‌های استراتژیک و بالا رفتن تمرکز مدیران حول این اهداف می‌شود و یک فرهنگ و طرز تفکر برای امور اجرایی ایجاد می‌کند. ممکن است رهبران و مدیران تصمیم‌گیری‌های اشتباهی داشته باشند و امور خود را به اشتباه اولویت‌بندی کنند. اما تجربه‌ها در سطح مدیریت امور اجرایی نشان می‌دهد زمانی که رهبران تصمیم‌گیری‌های کلی ندارند و به صورت شفاف به پرسنل نمی‌گویند چه مسائلی برای آن‌ها اهمیت دارد مشکلات زیادی برای سازمان ایجاد می‌شود. به عبارت ساده‌تر آن‌ها با این کار نمی‌توانند پروژه‌ها را اولویت بندی کنند.

روش تشخیص وجود اولویت در تیم‌ها – الویت بندی پروژه ها

مدیران و رهبرانی که به اولویت بندی پروژه ها می‌پردازند، تا حد زیادی هزینه‌های سازمان را کاهش می‌دهند. با این کار امور غیر‌اساسی متوقف می‌شوند و انرژی آن‌ها بیشتر می‌شود. تعداد اولویت‌های پذیرفته‌شده هر سازمان اهمیت زیادی دارد. توجه داشته باشید مدیرانی که توانایی به ریسک‌پذیری و تصمیم‌گیری در شرایط سخت را ندارند، به اولویت بندی در زمینه‌های مختلف تمایل دارند.

این افراد نمی‌توانند ریسک عدم سازگاری، از دست دادن فرصت بازار و عدم وجود جدید‌ترین تکنولوژی‌ها را بپذیرند. در صورتی که مدیران موفق برای اولویت بندی پروژه ها به ریسک‌پذیری علاقه دارند و می‌خواهند بر تعداد بسیاری کمی از اولویت‌ها تمرکز کنند. آن‌ها به راحتی می‌توانند مسائل مهم را تشخیص دهند و بر آن‌ها تمرکز کنند.

اولویت بندی پروژه ها

اولویت بندی پروژه ها

نقش سلسله مراتب هدف در اولویت بندی پروژه ها

استفاده از سلسله‌ مراتب هدف به تیم‌های مدیریتی کمک می‌کند تا بتوانند به اولویت بندی پروژه ها بپردازند. بنابراین باید اهداف سازمان و بهترین روش‌های دسترسی به آن را پیدا کنید. فکر کردن به چشم‌انداز استراتژیک که پشتوانه ان هدف باشد نیز اهمیت زیادی دارد.

با توجه به اولویت بندی پروژه ها و هدف‌گذاری‌ها و چشم‌اندازی که برای آینده سازمان مشخص کردید، به مسائلی که نقش مهمی در آینده سازمان دارند فکر کنید سپس اولویت‌های حال حاضر و ۲ الی ۵ سال آینده سازمان را مشخص کنید. قدم بعدی پیدا کردن پروژه‌هایی است که اهمیت استراتژیک بیشتری دارند و منابع موردنیاز آن‌ها باید به صورت کامل تامین شوند. 

زمانی که اولویت‌های استراتژیک و پروژه‌ها شفاف شدند باید بهترین افرادی که می‌توانند در آن پروژه‌ها نقش اجرایی داشته باشند پیدا کنید. 

شاخص‌های ارزیابی عملکرد پروژه‌ها به ورودی‌های پروژه مربوط هستند و ارزیابی آن‌ها از ارزیابی خروجی‌های پروژه آسان‌تر است. در حالی که ارزیابی خروجی برای شرکت‌ها بیشترین اهمیت را دارد. بنابراین سعی کنید دستاوردهای مربوط به خروجی که عملکرد و ارزش ایجاد‌شده حقیقی را ارزیابی می‌کنند پیدا کنید؛ توجه خود را به ورودی‌ها کاهش دهید و بر خروجی‌ها تمرکز کنید.

نقش اولویت بندی پروژه ها در موفقیت سازمان

در حالت کلی اولویت بندی باعث بهبود مکالمه‌های استراتژیک و هم‌راستایی در راس سازمان می‌شود که به مرور زمان به سایر بخش‌های سازمان نیز منتقل می‌شود. زمانی که مدیران اولویت‌های سازمان را برای پرسنل روشن کنند، آن اولویت‌ها در سازمان نهادینه و به بخشی از فرهنگ سازمانی تبدیل می‌شوند.

به عنوان مدیر بهتر است به اولویت‌های سازمان خود فکر کنید. آیا همه فعالیت‌های شما به بهترین حالت در راستای رسیدن به اهداف سازمان هستند؟ چگونه می‌توانید به بهترین حالت از ظرفیت‌های مالی و اجرایی فعلی و آینده سازمان باخبر شوید؟ هنگام رکود اقتصادی چگونه می‌توانید اولویت‌های خود را تغییر دهید؟ 

اگر درک درستی از اولویت بندی پروژه ها درسازمان داشته باشید، می‌توانید پروژه‌ها و برنامه‌های خود را با استراتژی‌های سازمانی در یک راستا قرار دهید. به این نکته توجه داشته باشید که اهداف استراتژیک سازمان همیشه شفاف نیستند، گاهی‌اوقات نیز هدفی وجود ‌ندارند. در حقیقت یک خلا و شکاف بین هم‌راستایی اهداف استراتژیک سازمان در عملکردهای مختلف وجود دارد.

هم‌راستا کردن همه پروژه‌ها و برنامه‌های سازمان با اهداف استراتژیک غیرممکن است. اگر در کمترین حالت اطمینان داشته باشید که مهم‌ترین پروژه‌ها و طرح‌ها حدود ۲۰ درصد با اهداف استراتژیک هم‌راستا هستند به احتمال زیاد می‌توانید به آن‌ها دسترسی پیدا کنید.

مدیران و رهبران پس از اینکه سلسله مراتب هدف را در سازمان اجرا کردند، یاد می‌گیرند که تغییر اولویت یک واقعیت حیات سازمانی است. در حقیقت زمانی که سازمان اجرای اولویت بندی پروژه ها را متوقف می‌کند،‌ سازمان متمرکزتر می‌شود. هر اولویت حذف‌شده یک فرصت برای یادگیری و عملکرد بهتر در سازمان است. توجه داشته باشید که اولویت‌ها همیشه در حال تغییر هستند و اگر به درستی مدیریت شوند ممکن است تغییرات زیادی در سازمان ایجاد کنند. مدیران و رهبران نیز باید تلاش کنند که در زمان مناسب تصمیم‌های سخت و مهمی بگیرند.

همچنین بخوانید: «چگونه به کارکنان کمک کنیم تا از یادگیری فرد به فرد استفاده کنند؟»

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *