صحبت کردن در جلسات

نکاتی که برای صحبت کردن در جلسات باید بدانید

یکی از مهم‌ترین نکات برای صحبت کردن در جلسات این است که منتظر درخواست افراد نباشید و خودتان به راحتی صحبت کنید.

پژوهشگران به تازگی مصاحبه‌هایی را با مدیران شرکت‌های مالی بزرگ انجام دادند. آن‌ها نکاتی را برای درک چگونگی تبادل موثر دیدگاه‌ها یا گزارش‌های شفاهی یا مکتوب بین افراد در سمت‌های سرپرستی و رهبری ارائه کرده‌اند که در ادامه مقاله به آن می‌پردازیم.

همچنین بخوانید: «مدیرعامل سازمان چگونه می‌تواند تعادل خود را حفظ کند؟»

یکی از مهم‌ترین نکات این مصاحبه‌ها این است که اگر در جلسه‌ای هستید، نباید منتظر درخواست‌های افراد بمانید. بلکه شما باید بتوانید به راحتی صحبت کنید. در بسیاری از سازمان‌ها میزان آمادگی برای رهبری و مدیریت را با میزان تمایل آن‌ها برای صحبت کردن در جلسه‌ها می‌سنجند. در حقیقت شرکت در جلسات کاری، صحبت کردن و نظر دادن تاثیر زیادی بر مسیر رشد کاری افراد، به‌ويژه مدیران و رهبران دارد. بنابراین بهتر است همه افراد از فرصت نظر دادن در جلسات و مکاتبات برای پیشرفت کردن استفاده کنند. در ادامه مقاله تعدادی راهکار اثربخش برای صحبت کردن در جلسات و هشدارهایی برای سکوت کردن ارائه می‌کنیم.

۱- ابتدا فهرستی از سخنان خود آماده کنید – صحبت کردن در جلسات

برخی مدیران اجرایی ارشد ممکن است در ابتدای تجربه کاری خود از صحبت کردن در جمع وحشت داشته باشند. آن‌ها برای مقابله با این ترس باید خود را با صحبت کردن درباره سوال‌ها و نکاتی که از قبل آماده کرده‌اند، به چالش بکشند. با این کار به مرور زمان به الگو تبدیل می‌شوند و با اعتمادبه‌نفس در جلسات مربوط به کسب‌وکار خود سخنرانی می‌کنند.

برای صحبت کردن در جلسات کاری منتظر دلیل و بهانه نباشید و سعی کنید از فرصت پیش آمده به بهترین حالت استفاده کنید و خود را  از قبل برای آن آماده کنید.  به همراه داشتن یک لیست از نکات، دغدغه‌ها، سوالات و سایر مواردی که به صورت خلاصه نوشته شده‌اند به شما کمک می‌کند که اعتمادبه‌نفس بیشتری داشته باشید.

۲- از خود بپرسید: «چرا من؟»

برای صحبت کردن در جلسات کاری قبل از آماده‌‌سازی یک ارائه برای شرکت در یک جلسه یا یک رویداد شبکه‌سازی از خود بپرسید: «چرا من؟» این سوال به این معنا است که شما به نقش خود در سازمان اهمیت می‌دهید. به عبارت ساده‌تر پاسخ به این سوال به شما کمک می‌کند اعتمادبه‌نفس به دست آورید و با اهداف خود ارتباط برقرار کنید. توجه داشته باشید که شما برای نمایش صحبت نمی‌کنید، بلکه در حقیقت موضوع برای شما مهم است. همچنین منبع اعتبار شما فقط سِمَت شغلی و تجربه‌های شما نیست؛ بلکه تعهد شما است.

صحبت کردن در جلسات

صحبت کردن در جلسات

۳- برای افزایش اعتمادبه‌نفس، نفس عمیق بکشید

صحبت کردن در جلسات کاری به جسارت نیاز دارد. برای مثال زمانی که همکاران شما جلسه را از مسیر اصلی خود منحرف کردند، شما می‌توانید بر مسیر گفت‌وگو تاثیر بگذارید و با هدایت آن به صورت بالقوه مشتریان را هدایت کنید. مکث کردن، نفس عمیق کشیدن و با آرامش صحبت کردن به شما کمک می‌کند تمرکز خود را حفظ کنید و با تمام یقین افراد را مجاب کنید.

برای صحبت کردن در جلسات کاری زمانی که مکث می‌کنید از خود بپرسید «اگر فرد دیگری در این جلسه به جای من همین سوال را در ذهن خود داشت، آیا من حاضر بودم که از طرف آن شخص به این سوالات پاسخ دهم؟» پاسخ این سوال باید اعتمادبه‌نفس شما را افزایش دهد. یکی از مدیران به تازگی گفته است که از این تکنیک برای یک کنفرانس مهم استفاده کرده است تا در یک جمع بزرگ سوال بپرسد. سوال او نه تنها مسیر کلی بحث را تغییر داد، بلکه یک موضوع مهم را که افراد به آن توجه نکرده بودند را روشن کرد.

گاهی‌اوقات افرادی که قدرت زیادی دارند، در جلسات به خوبی صحبت نمی‌کنند. در صورتی که کمترین چیزها در جلسه مانند صحنه‌گردانی، نگاه استراتژیک نسبت به محتوای صحبت و نحوه ارائه آن و انتخاب زمان مناسب برای صحبت کردن تاثیر زیادی دارد.

۴- گاهی‌اوقات سکوت کنید

همه مدیران تجربه قرار گرفتن در جلسه‌ای را که طولانی شده است دارند و تلاش می‌کنند که آن را جمع‌بندی کنند. قبل از صحبت کردن در جلسات کاری ، با آگاهی از خود بپرسید که چرا صحبت می‌کنید. اگر فقط برای نشان دادن میزان دانسته‌های خود صحبت می‌کنید، بهتر است به دیگران نیز فرصت دهید که صحبت کنند و جلسه مسیر طبیعی خود را طی کند.

۵- به توانمندسازی افراد تیم خود فکر کنید

یکی از رهبران تجربه خود را برای توانمندسازی افراد تیم می‌گوید: «یکی از نقاط عطف در زندگی کاری من زمانی بود که درباره زیاد صحبت کردن در کلاس دانشگاه بازخورد دریافت کردم. یکی از هم‌کلاسی‌هایک به من گفت که تو برای دیگران چوب زیر‌ بغل می‌شوی؛ زیرا با جواب دادن، بحث ما را به هم می‌زنی. ما نیز نمی‌توانیم به سوالاتی که پرسیده شده است به خوبی فکر کنیم.» 

این اظهارنظر با گذشت ۱۰ سال در یاد او مانده بود و تاثیر زیادی بر سبک رهبری و موفقیت او داشت. گاهی‌اوقات رهبری صحیح به این معنا است که فرصت دهیم تا دیگران بتوانند راه‌حل خود را پیدا کنند. بنابراین در جلسات کاری به افراد تیم خود اجازه دهید که با اعتمادبه‌نفس با مشتریان رابطه برقرار کنند. فرصت دادن به دیگران برای صحبت کردن در یک جلسه، یکی از بهترین مهارت‌های رهبری است که باعث می‌شود افراد تیم دید بهتری به شما داشته باشند و مشتریان نیز حس پشتیبانی بهتری از جانب افراد تیم داشته باشند.

۶- برخی نظرات خود را در مکامه‌های ۲ نفره بیان کنید

مدیران ارشد سازمان‌ها برای صحبت کردن در جلسات باید آموزش‌های سازمانی را یاد بگیرند و در شرایط خاص موضوعاتی را به گفت‌وگوهای دونفره ارجاع دهند. در حقیقت اگر بسیاری از مشاجره‌ها و بحث‌های ناخوشایند در جمع مطرح نشوند و به صورت خصوصی در زمان مناسب بیان شوند، از تعارضات جلوگیری می‌شود. این نکته همان‌طور که در تعاملات گفتاری صدق می‌کند درباره ایمیل‌ها و نامه‌ها نیز صادق است. بنابراین قبل از ارسال پاسخ به همه افراد در ایمیل، از خود بپرسید: «آیا بهتر نیست که این موضوع به صورت خصوصی مطرح شود؟»

صحبت کردن در جلسات کاری یکی از بهترین و موثرترین روش‌ها برای ارتقا شغلی شما است و باعث ایجاد اعتماد بین همکاران، مشتریان و مخاطبان شما می‌شود. بنابراین سعی کنید این کارها را در همه روزهای کاری به صورت استراتژیک تمرین کنید تا تاثیر زیادی بر مسیر شغلی و کسب‌وکار خود بگذارید.

همچنین بخوانید: «روش‌های مدیریت تیم هنگام بحران»

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *