چالش های دورکاری

چالش های دورکاری را جدی بگیریم

مدیران در مدیریت اعضای تیم دورکار خود با چالش های دورکاری مواجه هستند.

مزایای دورکاری بر کسی پوشیده نیست؛ اما با وجود همه امکاناتی که برای دورکاری فراهم است، هم‌چنان مدیران در مدیریت اعضای تیم دورکار خود با چالش‌های زیادی مواجه هستند. برای این‌که دورکاری برای کارفرما و کارکنان به یک شرایط کاری برد-برد تبدیل شود، ایجاد توازن بین مزایا، معایب و چالش های دورکاری آن ضروری به نظر می‌رسد.

در گزارشی از سازمان بین‌المللی کار نوشته شده است که کارکنان در حالت دورکاری بهره‌وری بیش‌تری دارند؛ اما آن‌ها در برابر ساعت‌های کاری طولانی‌تر، استرس بیش‌تر، سرعت کار بالاتر،  تداخل روابط خانه و کار، آسیب پذیرتر هستند.

در این مطلب، بزرگ‌ترین چالش های دورکاری، راهکارهایی برای فائق آمدن بر این چالش‌ها و استفاده حداکثری از مزایای دورکاری و همچنین تعدادی تکنیک مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری بیان شده است:

۱- مدیریت زمان حیاتی است – چالش های دورکاری

به نظر می‌رسد با دورکاری دیگر مشکلی با مدیریت زمان نداشته باشید. از نظر بسیاری از افراد زمانی که صرف رفت‌وآمد به محیط کار، گیر‌کردن در ترافیک و… می‌شود ‌کاملا با ارزش است و با دورکاری می‌توان همه‌ این زمان‌ها را ذخیره کرد. همین باعث می‌شود زمانی که در خانه کار می‌کنید احساس کنید نیاز نیست ذهنتان را درگیر زمان کنید؛ چون حالا به اندازه‌ کافی زمان دارید تا به همه‌ کارهای خود برسید. 

لازم است که کارکنان دورکار به صورت خودجوش مهارت مدیریت زمان داشته باشند؛ زیرا آن‌ها نیازی به نظارت‌های دائمی دیگران بر کار و مدیریت زمان از طریق آن‌ها ندارند. به دلیل انعطاف بیش‌تر در کار از خانه، پایبندی به برنامه برای کارکنان می‌تواند بسیار دشوار باشد.

مردم اغلب به دنبال بهترین روش برنامه‌ریزی روزانه برای نیل به بهره‌وری حداکثری هستند و مقالات و کتاب‌های بی‌شماری وجود دارد که «بهترین برنامه» را به فرد پیشنهاد می‌دهند، اما در واقعیت هیچ روش بی‌نقصی برای همه وجود ندارد؛ زیرا همه‌ افراد در ارتباط با مدیریت زمان و بهره‌وری نقاط قوت و ضعف منحصر به فردی دارند و روشی که برای یک فرد عالی و موثر است ممکن است برای دیگری یک فاجعه‌ تمام‌عیار باشد.

بهره‌ور‌ترین افراد در طول تاریخ، کسانی بوده‌اند که از برنامه‌ریزی کاملا متفاوتی برای شرایط و موقعیت‌ها، شخصیت‌ها و سطوح انرژی مختلف استفاده کرده‌اند. بنابراین مهم است که بدانیم در برنامه‌ریزی بهره‌وری حداکثری، نمی‌توان برنامه یکسانی برای همه افراد داشت.

در اینجا تعدادی تکنیک‌ برنامه‌ریزی روزانه را به شما معرفی می‌کنیم و تلاش می‌کنیم تا به شما کمک کنیم تکنیک مناسب برنامه‌ریزی خود را پیدا کنید و هنگام دورکاری به بالاترین میزان بهره‌وری روزانه‌ خود دست پیدا کنید.

۱- تکنیک مسدود کردن زمان

کال نیوپورت متخصص بهره‌وری می‌گوید: «مردم گاهی سوال می‌کنند چرا با برنامه‌ریزی تا این حد جزئی خود را به زحمت می‌اندازم؟ پاسخ ساده‌ من این است که این کار مقدار زیادی بهره‌وری ایجاد می‌کند. یک هفته‌ کاری ۴۰ ساعته با چارچوب زمانی بسته خروجی یکسانی با یک هفته‌ کاری ۶۰ ساعته بدون ساختار زمانی دارد.»

این تکنیک به طور ساده به این معناست که از قبل برای روز خود  برنامه‌ریزی کنید و ساعات معینی را برای انجام وظایف مشخص اختصاص دهید. انجام این روش نیازمند اندازه‌گیری زمان مورد نیاز برای انجام کارها و زمان مشخص اتمام آن‌ها است. این تکنیک، داشتن لیست انجام کارها، چارچوب زمانی مشخص برای انجام هر کار و ملزم کردن خود به پیروی از آن را به شما پیشنهاد می‌کند.

۲- تکنیک مهم‌ترین وظایف

روز کارهای ضروری تمرکز کنید. به جای طومار کردن لیست کارهایی که باید انجام شود؛ یک تا سه کاری که حتما باید انجام شود را تعیین کنید و روی آن‌ها متمرکز شوید. این به این معنا نیست که شما هرگز بیش‌تر از سه کار در روز انجام نمی‌دهید؛ بلکه به این معنا است که تا آن سه کار مهم را انجام ندهید کار دیگری انجام نمی‌دهید و از انجام کارهای بی‌ارزش و غیر ضروری فاصله می‌گیرید. می‌توانید از نرم‌افزارهای مدیریت وظیفه هم کمک بگیرید.

چالش های دورکاری

۳- تکنیک پومودورو

تکنیک پومودورو یکی از روش‌های مدیریت زمان است. طبق این روش بهترین تکه‌ زمانی برای کار کردن ۲۵ دقیقه است که برابر است با مدت زمان لازم برای درست کردن سس پومودورو (سس گوجه‌فرنگی سنتی ایتالیایی) است. فرد پس از ۲۵ دقیقه کار باید برای مدت کوتاهی مثلا ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کند. در این تکنیک، هر بازه‌ زمانی ۲۵ دقیقه‌ای یک پومودورو نامیده می‌شود و پس از هر چهار پومودورو، یک استراحت طولانی‌تر ۱۵ تا ۲۰ دقیقه‌ای وجود دارد. ایده‌ اصلی این روش این است که استراحت‌های مکرر می‌تواند به چابکی ذهن کمک کند.

۴- تمرکز تمرکز ۹۰ دقیقه‌ای

بدن انسان در یک چرخه‌ ۹۰ ۲۰ دقیقه‌ای کار می‌کند. بین هر کدام از چرخه‌ها یک نقطه‌ اوج که در آن بدن در پر‌انرژی‌ترین حالت خود قرار دارد و و یک نقطه‌ فرود که بدن کم‌ترین میزان انرژی را دارد قرار می‌گیرد. با تکنیک تمرکز ۹۰ دقیقه‌ای، با ۹۰ دقیقه کار و ۲۰ دقیقه استراحت می‌توانید از اوج‌های انرژی خود به خوبی استفاده ‌کنید. این تکنیک به شما کمک می‌کند به جای کار در برابر بدن، همراه با آن کار کنید. بسیاری از افراد اوج‌های بهره‌وری خود را شناسایی می‌کنند و از آن زمان‌ها به خوبی استفاده می‌کنند.

به این نکته توجه داشته باشید که ممکن است بهره‌ور‌ترین حالت شما از طریق ترکیب چند مورد از این تکنیک‌ها اتفاق بیفتد.

۲- کار بیش از حد، از عواقب دورکاری

زمانی که زندگی شخصی و زندگی کاری‌ زیر یک سقف قرار می‌گیرند، فعالیت نکردن و آرام گرفتن سخت‌تر است. روز کاری چه زمانی شروع می‌شود؟ کی تمام می‌شود؟ ایجاد مرز مشخص بین کار و خانه بسیار سخت است و ممکن است در وضعیت کار بی‌پایان که می‌تواند بسیار خسته‌کننده باشد قرار بگیرید.

به گفته‌ کنرادو لاماس، مدیر بازاریابی سیگنچوریت، هنگامی که شما از یک روتین اداری برخوردار هستید بسیار راحت‌تر کارتان را در محل کار رها می‌کنید. در حالی که وقتی از خانه کار می‌کنید، دفتر شما جایی است که در آن زندگی می‌کنید و همیشه یک چیزی برای درگیر شدن وجود دارد. در نیمه شب یا صبح زود زمانی که به استراحت خالص احتیاج دارید در حال تمام کردن کارهای کوچک هستید.

چطور از کار بیش از حد اجتناب کنیم؟

  • برای بعد از پایان روز کاری خود فعالیت‌هایی مانند قرار ملاقات، باشگاه رفتن، خرید، مطالعه و … مشخص کنید.
  • برای یادآوری زمان استراحت ساعت تنظیم کنید.  
  • پس از اتمام کار حتما کامپیوتر خود را خاموش کنید.
  • بین خودتان و محیط کاری مرز فیزیکی ایجاد کنید.
  • نوتیفیکیشن گوشی یا کامپیوتر را خاموش کنید.

۳- عوامل مزاحم و وقفه‌ها کابوس دور‌کارها!

دورکاری، وضعیتی که عوامل مزاحم محیط کار و همکاران جای خودشان را به عوامل مزاحم بیش‌تر در خانه می‌دهند. بنابراین بسیار مهم است که فضای کاری خود را در جایی آرام، به دور از هر نوع عامل مزاحم بنا کنید.بهتر است که در این فضا، فقط وسایل مورد نیازتان برای کار باشد.

راهکارهایی برای غلبه بر عوامل مزاحم:

  • تلفن همراه خود را حین کار خاموش کنید.
  • در حال کار در شبکه‌های اجتماعی پرسه نزنید.
  • برای هر کار، یک زمان محدود تعیین کنید.

یکی از بزرگ‌ترین چالش های دورکاری، نداشتن ارتباط با رئیس، مدیر یا دیگر اعضای تیم است. 

۴- ارتباطات تیمی، یک چالش بزرگ

یکی از بزرگ‌ترین چالش های دورکاری، نداشتن ارتباط با رئیس، مدیر یا دیگر اعضای تیم است. با دورکاری فرصت صحبت رو‌در‌رو با افراد در محیط کار هنگام نوشیدن قهوه در زمان‌ استراحت یا بحث کردن درباره یک کار یا پروژه با همکاران را ندارید.

راه‌های برقراری ارتباط موثر:

  • از ابزارهای مخصوص برقراری ارتباط استفاده کنید.
  • اگر شما کسی هستید که تیم را مدیریت می‌کنید، زمانی را در هفته مشخص کنید که در آن با اعضای تیم درباره‌ وظایف، پیشرفت‌ها، چشم‌انداز آینده و برنامه‌ها صحبت کنید.
  • از طرح مشکلات، انتظارات و سوال پرسیدن واهمه نداشته باشید. 

این‌ها فقط تعداد کمی از چالش های دورکاری هستند که اگر آن‌ها را مدنظر قرار ندهید احتمالا در انجام کار از راه دور با مشکل مواجه خواهید شد. 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *