تمرکز

چگونه با داشتن چند پروژه تمرکز خود را حفظ کنیم؟

امروزه با پیشرفت تکنولوژی فعالیت‌ها و وظایف افراد در سازمان گسترش پیدا کرده‌اند و هر فرد باید چند فعالیت‌ مختلف را با تمرکز انجام ‌دهد.

امروزه با پیشرفت تکنولوژی فعالیت‌ها و وظایف افراد در سازمان گسترش پیدا کرده‌اند و هر فرد چند فعالیت‌ مختلف را انجام می‌دهد. کارهایی مانند سوئیچ کردن پروژه‌ها، گروه‌ها، اهداف، هم‌تیمی‌ها و رویکردهای مختلف به تمرکز، انرژی و زمان زیادی نیاز دارد.

برای حفظ تمرکز خود هنگام انجام دادن چند پروژه همزمان، ابتدا باید یک تصویر کلی از همه کارهایی که می‌خواهید انجام دهید داشته باشید سپس با تعیین استراتژی برای کارها، تا حد امکان از سوئیچ‌های متعدد جلوگیری کنید.

همچنین بخوانید: «برای ایجاد فرهنگ یادگیری در تیم چه کارهایی می‌توان انجام داد؟»

امروزه تعدادی کمی از افراد هستند که فقط یک پروژه را در سازمان انجام می‌دهند؛ بلکه بیشتر آن‌ها معمولا کارهای تیمی انجام می‌دهند و چندین پروژه را در دست دارند. نکته مهم این است که افراد باید یاد بگیرند با محافظت از امور غیر‌ضروری پیرامون خود، مستندسازی و انتقال روند پیشرفت کار به همراه رشد و توسعه فردی در راه چند تیمی کار کردن، موفق‌تر از گذشته باشند تا سازمان نیز دستاوردهای بیشتری داشته باشد.

مزایای انجام کارهای تیمی – تمرکز

زمانی که پروژه‌های یک سازمان به صورت تیمی انجام می‌شود، افراد می‌توانند از تخصص خود در زمان و مکانی که بیشترین تقاضا برای آن وجود دارد استفاده کنند. اشتراک‌گذاری دانش بین گروه‌ها باعث می‌شود که از اوقات تلف‌شده بین پروژه‌ها استفاده کنید و از اتلاف زمان جلوگیری کنید.

نتایج برخی تحقیقات که در ۱۵ سال گذشته انجام شده است نشان می‌دهد افراد زمانی که چند پروژه همزمان دارند استرس بیشتری می‌گیرند و بازدهی آن‌ها کمتر می‌شود. توجه به چند کار مختلف به زمان زیادی نیاز دارد و انرژی و تمرکز شما را کاهش می‌دهد.

اگر می‌خواهید تمرکز خود را هنگام انجام دادن چند کار حفظ کنید باید نقش‌های متفاوتی در تیم داشته باشید. برای مثال ممکن است در یک تیم نقش مدیر و در یک تیم دیگر نقش مبتدی را داشته باشید. این کار علاوه بر اینکه مسئولیت‌های شما را تغییر می‌دهد؛ توانایی‌های شما را نیز برای حفظ شرایط بحرانی افزایش می‌دهد.

تمرکز

تمرکز

تقسیم نیرو در تیم‌ها

تقسیم نیروها در تیم‌های چندگانه و انجام کارهای مختلف، دشوار است. تیم‌های مختلف فرهنگ‌های متفاوتی نیز دارند. کارهایی مانند برقراری رابطه، انجام کارهای روزانه، علامت‌ها، شوخی‌ها، انتظارات افراد و تحمل ابهامات به انرژی زیادی نیاز دارند. 

اگر نحوه مشارکت خود را در هر یک از تیم‌ها با دقت برنامه‌ریزی ‌نکنید و درباره آن صحبت نکنید به مرور زمان متوجه می‌شوید که در حال انجام کارهای تکراری هستید و برای توسعه فردی خود هیچ کاری انجام نداده‌اید.

قبل از قبول کردن پروژه‌های مختلف از خود بپرسید: «چگونه می‌توانم بر موضوعاتی که اهمیت بیشتری دارند تمرکز کنم؟» و «اگر در تیم‌های مختلف فعالیت کنم چگونه می‌توانم زمان، استرس و میزان پیشرفت خود را مدیریت کنم؟»

برنامه‌ریزی برای انجام چند کار مختلف

ابتدا کارهایی را که باید انجام دهید اولویت‌بندی کنید و ترتیب انجام آن‌ها را مشخص کنید. برای انجام کارهای خود در طول روز باید تمرکز کافی داشته باشید. بنابراین بهتر است یک برنامه برای بررسی وضعیت همه پروژه‌های خود داشته باشید و نکات کلیدی را در آن یادداشت کنید.

اگر بتوانید زمان‌های بحرانی و زمانی که تقاضای شدید برای پروژه‌ها وجود دارد را تشخیص دهید می‌توانید زمان خود را به بهترین حالت مدیریت کنید و میزان انتظارات خود را تنظیم کنید. سرعت انجام پروژه‌ها نیز نشان‌دهنده ایده‌آل بودن بررسی‌ها و شیوه‌های مدیریتی شما است. سهم مشارکت‌کنندگان نیز به شما کمک می‌کند اولویت‌های خود را شناسایی کنید.

به جای اینکه چند کار را با هم انجام دهید یا آن‌ها را نیمه‌کاره رها کنید، یک کار را انتخاب کنید و بر آن تمرکز کنید. ابتدا کاری را انجام دهید که به تمرکز بیشتری نیاز دارد. همه تصمیم‌های خود را یادداشت کنید و اقداماتی را که باعث نتیجه دادن آن‌ها می‌شود انجام دهید. برخی تحقیقات نشان می‌دهند اگر فکر شما درگیر کارهای پروژه قبلی باشد، برای انجام کارهای جدید خود تمرکز نخواهید داشت. 

اگر مجبور هستید که در یک روز چند کار مختلف را انجام دهید، وظایف خود را هماهنگ و گروه‌بندی کنید. برای مثال زمانی که مجبور هستید به تلفن‌های زیادی در طول روز پاسخ دهید، کارهایی را انجام دهید که مختل شدن آن برای چند دقیقه مشکل‌ساز نخواهد شد.

مشخص کردن انتظارات

زمانی که بر یک کار با اولویت بالا تمرکز می‌کنید، کارهای غیرضروری را انجام ندهید. برای مثال زمانی که در حال نوشتن هستید، یک پاسخ اتوماتیک برای ایمیل خود در نظر بگیرید که به افراد اعلام کند شما تا زمان مشخصی از روز پیام‌های آن‌ها را مطالعه نخواهید کرد. برای افرادی که کار ضروری با شما دارند نیز شماره تلفن خود را تنظیم کنید. زمانی که افراد از شما انتظار پاسخگویی نداشته باشند می‌توانید با تمرکز بیشتری کارهای خود را انجام دهید. علاوه بر آن به افراد می‌گویید که در زمان مشخص به کارهای آن‌ها رسیدگی خواهید کرد.

زمانی که رهبر گروه مقدار حرکت و نیروی زیاد افراد را می‌بیند، احساس قدرتمندی پیدا می‌کند و به راحتی می‌تواند شرایط را کنترل کند. اگر هنگام بروز مشکلات به رهبران خود بگویید: «من دچار سردرگمی شده‌ام؛ ممکن است نتوانم کارهای خود را به خوبی انجام دهم.» آن‌ها به شما بیشتر اعتماد می‌کنند و شما را بهتر راهنمایی می‌کنند.

زمانی که اهداف خود را برای توسعه فردی مشخص کردید، باید برای یادگیری مهارت‌های جدید برنامه‌ریزی کنید. برخی تحقیقات نشان می‌دهند زمان صرف‌شده برای فکر کردن به آموخته‌های گذشته و یکپارچه کردن اطلاعات جدید یک عامل بزرگ برای محدود کردن پیشرفت شما هستند. این مسئله یک چالش بزرگ برای افراد است؛ زیرا کار کردن در چند تیم شما را مجبور می‌کند که برای کاهش زمان تلف‌شده، یک برنامه زمانی مشخص تنظیم کنید.

کار کردن در چند تیم مختلف در سراسر دنیا سود مالی زیادی دارد و به افراد نشان می‌دهد که با همه استرس‌ها و ریسک‌هایی که در مسیر وجود دارد می‌توان مزایا و معایب کار کردن در یک سازمان با تعهدات زیاد را مدیریت کرد و از برخی مزایای آن بهره‌مند شد.

همچنین بخوانید: «تکنیک‌های تشکیل تیم برای مدیران»

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *